Programs & Operations Coordinator

World Learning Portugal procura um Coordenador de Operações. O Coordenador de Operações é supervisionado pelo Diretor do Centro e fornece suporte administrativo, financeiro e logístico abrangente ao Centro em Portugal, em colaboração com a equipe mais ampla. Este papel garante o funcionamento diário suave de todos os programas, atividades estudantis e experiências de aprendizagem em campo, mantendo altos padrões de organização, comunicação e conformidade.

Responsabilidades Principais

• Suporte Programático e Administrativo
  • Fornecer suporte operacional e administrativo contínuo ao Diretor do Centro.
  • Coordenar o planejamento e a implementação de programas acadêmicos e atividades estudantis ao longo do semestre.
  • Manter cronogramas, registros, documentação e sistemas de comunicação interna.
  • Assegurar o funcionamento diário suave das operações do programa, seguindo tarefas atribuídas de forma independente.
  • Atuar como primeiro ponto de contato para consultas logísticas e relacionadas ao programa dos estudantes.
• Suporte Financeiro, de Conformidade e Operacional
  • Gerir e rastrear despesas relacionadas ao programa, faturas e recibos de maneira organizada e pontual.
  • Apoiar processos de relatórios financeiros, garantindo que a documentação esteja completa e precisa.
  • Assegurar conformidade com as regulamentações fiscais portuguesas, incluindo validação de faturas e manutenção adequada de registros, em coordenação com a equipe contábil.
  • Apoiar a conformidade com as leis trabalhistas portuguesas e procedimentos institucionais internos relacionados a contratos, pagamentos e relatórios.
  • Manter registros financeiros e administrativos organizados para fins internos e de auditoria.
• Atividades Estudantis, Eventos e Coordenação de Campo
  • Apoiar a organização e entrega de atividades estudantis, workshops e eventos.
  • Acompanhar estudantes e funcionários em visitas de campo, fornecendo suporte logístico e operacional.
  • Coordenar a logística para atividades de campo, incluindo agendamento, rastreamento de presença, coordenação de transporte e suporte no local.
  • Assegurar a execução suave das atividades, incluindo conscientização básica sobre riscos e capacidade de resposta durante programas fora do local.
  • Fornecer suporte básico aos estudantes em relação a necessidades logísticas relacionadas ao bem-estar.
  • Ajudar na coordenação com o provedor de seguros em caso de incidentes ou necessidades de suporte dos estudantes.
• Coordenação de Equipe e Parceiros
  • Trabalhar em estreita colaboração com parceiros de programas, docentes e equipes administrativas para garantir alinhamento e operações suaves.
  • Apoiar a comunicação entre equipes internas e colaboradores externos.
  • Contribuir para um ambiente de trabalho colaborativo e orientado para soluções.

Habilidades e Qualificações Requeridas

• Licenciatura em gestão, administração de empresas, finanças ou outra área relevante (preferencialmente Mestrado ou outro grau pós-graduado).
• Fortes habilidades organizacionais e de multitarefa com excelente atenção aos detalhes.
• Mentalidade proativa com capacidade de tomar iniciativa, antecipar necessidades e seguir tarefas de forma independente.
• Fortes habilidades de comunicação e interpessoais.
• Capacidade de trabalhar de forma independente e como parte de uma equipe.
• Fortes habilidades de resolução de problemas e gestão do tempo.
• Conhecimento básico a forte de administração financeira (rastreamento de orçamentos, recibos, faturamento).
• Familiaridade com (ou disposição para aprender) o ambiente fiscal e administrativo português.
• Compreensão ou disposição para aprender sobre e apoiar processos relacionados à contratação em Portugal.
• Confortável trabalhando em ambientes dinâmicos com prioridades em mudança e períodos de carga de trabalho intensa.
• Fluente em inglês.

Qualificações Preferenciais

• Familiaridade com uma ou mais das seguintes áreas: sustentabilidade, comunicação e mídia, saúde pública, justiça ambiental, engenharia ou áreas relacionadas.
• Experiência anterior em coordenação administrativa, suporte a programas ou funções operacionais.
• Experiência com documentação financeira ou processos de conformidade em ambientes institucionais.
• Nível elevado de literacia digital, incluindo proficiência em Microsoft Word, Excel e PowerPoint.

Atributos Pessoais

• Bondade e Respeito: Uma atitude respeitosa, profissional e de apoio em relação a estudantes, docentes, funcionários e parceiros é essencial.
• Empatia e Comunicação: Capacidade de ouvir, entender necessidades e responder de forma reflexiva e orientada para soluções.
• Confiabilidade e Iniciativa: Um forte senso de responsabilidade, consistência e disposição para tomar iniciativa sem esperar instruções detalhadas.
• Mentalidade Orientada para a Equipe: Confortável trabalhando em um ambiente colaborativo e multicultural.