Assistente Apoio Administrativo E De Gestão

Procuramos uma pessoa organizada, responsável, dinâmica e proativa para assegurar o apoio administrativo e operacional à gestão da empresa, contribuindo para a organização, acompanhamento e execução dos diversos processos internos. A função envolve tarefas administrativas, documentais, financeiras e operacionais, bem como a articulação com fornecedores, clientes e entidades externas. É fundamental ter bons conhecimentos de Excel, incluindo capacidade para criar ficheiros e mapas de controlo de raiz, estruturar informação e desenvolver soluções práticas que facilitem o acompanhamento dos processos.

Principais responsabilidades:

• Gestão administrativa e documental: Acompanhamento de cobranças a clientes e contacto para seguimento de valores em dívida; Gestão de comunicações, emails e correspondência; Organização, atualização e arquivo de documentação; Acompanhamento de tarefas administrativas, controlo de prazos e seguimento de assuntos pendentes; Preparação e atualização de ficheiros e mapas de acompanhamento.
• Gestão de seguros: Acompanhamento de processos de sinistro junto das seguradoras; Apoio nos processos de contratação e renovação de seguros; Pedido e recolha de orçamentos e propostas; Preparação da documentação necessária para análise, aprovação e contratação; Acompanhamento dos processos junto das seguradoras e mediadores até à sua conclusão.
• Gestão de compras, equipamentos e fornecedores: Apoio nos processos de aquisição de equipamentos, nomeadamente telemóveis, viaturas e outros bens necessários à atividade; Pedido e análise de orçamentos, recolha de propostas e preparação dos elementos para aprovação; Acompanhamento de encomendas, entregas e processos de aquisição; Gestão das compras correntes para o escritório, incluindo consumíveis, produtos de higiene e outros materiais; Contacto e articulação com fornecedores, assegurando o acompanhamento dos pedidos e a resolução de questões relacionadas com as aquisições.
• Gestão de viaturas: Acompanhamento das manutenções, revisões e reparações das viaturas; Acompanhamento de necessidades relacionadas com a utilização das viaturas; Organização e atualização da documentação associada à frota automóvel.
• Gestão de instalações e necessidades do escritório: Acompanhamento de obras, reparações e intervenções nas instalações; Apoio na aquisição de mobiliário, equipamentos e outros bens necessários; Contacto com fornecedores e prestadores de serviços; Pedido de orçamentos, acompanhamento das aprovações e seguimento dos trabalhos até à sua conclusão; Acompanhamento das necessidades correntes do escritório, assegurando a sua resolução atempada.
• Medicina do trabalho: Gestão e acompanhamento das marcações de medicina do trabalho; Contacto com as entidades prestadoras de serviços; Acompanhamento dos processos, prazos e documentação associada.
• Excel, tratamento de informação e mapas de controlo: Criação de ficheiros e mapas de controlo em Excel, de raiz, de acordo com as necessidades da atividade; Estruturação, organização, tratamento e validação de dados; Desenvolvimento de fórmulas e funções para automatizar cálculos e tarefas recorrentes; Criação e atualização de mapas de acompanhamento de cobranças, compras, despesas, equipamentos, viaturas e outros processos; Utilização de filtros, tabelas, tabelas dinâmicas e ferramentas de análise de dados; Identificação de erros e inconsistências e melhoria contínua dos ficheiros de trabalho; Preparação de informação organizada para acompanhamento e apoio à tomada de decisão.

Perfil e requisitos:

• Experiência profissional em funções administrativas, de apoio à gestão ou de coordenação operacional ou equivalente.
• Bons conhecimentos de Excel, com capacidade para criar mapas e ficheiros de raiz, estruturar dados e desenvolver fórmulas e funções adequadas às necessidades de trabalho.
• Conhecimentos de funções e funções de procura, bem como tabelas dinâmicas, filtros e formatação condicional.
• Bons conhecimentos de Microsoft Office, nomeadamente Word e Outlook.
• Facilidade de adaptação a sistemas informáticos e ferramentas de gestão.
• Elevada capacidade de organização, planeamento e gestão de prioridades.
• Rigor, atenção ao detalhe e capacidade de trabalhar com informação confidencial.
• Boa capacidade de comunicação e relacionamento com clientes, fornecedores e entidades externas.
• Sentido de responsabilidade, autonomia na execução das tarefas e capacidade de cumprir prazos.
• Espírito prático, proatividade e orientação para a resolução de problemas.

Competências valorizadas:

• Experiência em processos administrativos, financeiros ou de apoio à contabilidade.
• Experiência na gestão de fornecedores, compras, seguros, viaturas ou instalações.
• Capacidade de análise e comparação de orçamentos e propostas.
• Experiência na criação e melhoria de mapas de controlo e ferramentas de acompanhamento.
• Capacidade para organizar processos, identificar necessidades e propor melhorias.
• Facilidade em acompanhar vários assuntos em simultâneo e assegurar o respetivo seguimento.

Condições oferecidas:

• Regime de trabalho presencial;
• Horário a tempo inteiro;
• Integração numa função diversificada, com contacto com diferentes áreas da empresa;
• Oportunidade de desenvolver competências nas áreas administrativa, financeira e operacional;
• Remuneração compatível com a experiência e as competências demonstradas.

Valorizamos pessoas organizadas, rigorosas e empenhadas, com capacidade para executar tarefas com método, acompanhar processos de forma consistente e contribuir para o bom funcionamento da empresa.