Project & Billing Operations Manager – Remote in Lisbon

Sobre a UBQ.io

A UBQ.io é um fornecedor global de serviços de tecnologia dedicado a construir um futuro mais sustentável, independente e equitativo. Colaboramos com empresas globais em diversas indústrias, incluindo IA, blockchain, software, biotecnologia e educação, para transformar ideias audaciosas em soluções reais e significativas. Nossa experiência abrange consultoria em tecnologia, desenvolvimento de IA e Machine Learning, integração de Blockchain e colaboração em equipe global. Com uma rede mundial de especialistas, ajudamos as organizações a se manterem à frente em um cenário digital em rápida evolução. Na UBQ.io, não apenas aconselhamos, colaboramos. Nosso compromisso com a inovação, sustentabilidade e responsabilidade social orienta tudo o que fazemos ao ajudar os clientes a construir tecnologias que capacitam pessoas, comunidades e indústrias a prosperar.

Sobre o Papel

Estamos à procura de um Project & Billing Operations Manager organizado, com mentalidade comercial e atenção aos detalhes para supervisionar o ciclo de vida completo dos nossos engajamentos com clientes. Neste papel, você será a ponte entre a comunicação com o cliente, a entrega do projeto e as operações financeiras. Você será responsável por definir e estimar orçamentos de projetos, interagir com representantes dos clientes sobre a qualidade do serviço e a respectiva faturação, supervisionar o registro de horas da equipe interna e garantir uma faturação precisa e pontual. O candidato ideal prospera em um ambiente de serviço dinâmico, possui fortes habilidades interpessoais para interações com clientes e traz disciplina operacional rigorosa para rastrear horas faturáveis, prevenir desvios de escopo e proteger a rentabilidade do projeto.

Responsabilidades Principais

• Relação com Clientes & Estimativa de Orçamento: Atuar como o ponto de contato principal para os clientes desde as discussões iniciais de escopo até a conclusão do projeto. Reunir requisitos do projeto, analisar necessidades de recursos e criar estimativas abrangentes de projetos e propostas formais (Declaração de Trabalho). Estabelecer cronogramas claros, entregáveis e limites orçamentários com os clientes antes do início do projeto. Realizar atualizações regulares de status com os clientes para garantir que expectativas, cronogramas e satisfação estejam alinhados com os objetivos do projeto.
• Supervisão da Equipe & Gestão de Registro de Tempo: Monitorar a alocação diária da equipe e o progresso do trabalho para garantir que os entregáveis permaneçam dentro do cronograma. Impor protocolos de rastreamento de tempo em equipes internas, garantindo que as horas sejam registradas com precisão contra os códigos de projeto corretos diariamente/semanalmente. Revisar e aprovar folhas de ponto da equipe, verificando se as horas registradas refletem o trabalho real realizado com os líderes da equipe interna. Identificar gargalos de recursos precocemente e ajustar cronogramas de projetos ou atribuições de recursos conforme necessário.
• Supervisão Financeira, Controle de Escopo & Faturamento: Rastrear gastos do projeto em tempo real em relação aos orçamentos aprovados para detectar excessos antes que ocorram. Identificar desvios de escopo prontamente, redigir ordens de mudança, negociar orçamento adicional com os clientes e obter aprovação antes que o trabalho adicional comece. Conciliar horas faturáveis registradas, recibos de despesas e conclusões de marcos para preparar relatórios de faturamento mensais/baseados em projetos. Trabalhar em estreita colaboração com a equipe de contabilidade/finanças para gerar faturas precisas e resolver quaisquer discrepâncias de faturamento com os clientes.
• Garantia de Qualidade & Melhoria Contínua: Realizar revisões pós-projeto (pós-mortem) para medir a rentabilidade final em relação às estimativas iniciais. Analisar dados históricos de tempo e custo para refinar continuamente os modelos de estimativa de orçamento futuros. Manter altas taxas de retenção de clientes identificando proativamente problemas e oferecendo excelente qualidade de serviço.

Requisitos e Qualificações Obrigatórias

• Experiência: 3–5+ anos em gestão de projetos, gestão de operações ou gestão de contas de clientes em um ambiente de serviços profissionais, agência, consultoria ou serviços técnicos.
• Conhecimento Financeiro: Experiência comprovada na criação de orçamentos de projetos, rastreamento de horas faturáveis e gestão de taxas de queima/margens de lucro.
• Proficiência em Software: Experiência prática com ferramentas de rastreamento de tempo e gestão de projetos e software de faturamento.
• Comunicação: Habilidades excepcionais de comunicação verbal e escrita com um histórico de gerenciamento de relacionamentos com clientes de alto valor.
• Liderança: Fortes habilidades de coordenação de equipe com a capacidade de responsabilizar os membros da equipe pela adesão aos processos sem sacrificar a moral.
• Resolução de Problemas: Forte capacidade analítica para identificar variações financeiras, resolver preocupações dos clientes e otimizar fluxos de trabalho operacionais.