Senior Executive Assistant in Lisbon

Assistente Executivo / Chefe de Gabinete do CEO

Tempo integral, de segunda a sexta-feira, das 9h às 17h + disponível para itens urgentes: $3,000 - $4,000/mês + aumentos de desempenho

Sobre o papel:

Mina Elias é um fundador e CEO que dirige várias empresas no crescimento da Amazon (Trivium Group, #170 na lista Inc. 5000, com mais de 300 marcas atendidas), estética (MDW Aesthetics) e colocação executiva, com mais de 90 pessoas em suas empresas. Ele se move rapidamente, tem mais ideias do que horas e gerencia seus negócios com uma equipe de agentes de IA ao lado de sua equipe.

Você será sua mão direita. Você protegerá seu tempo, transformará suas ideias em projetos que serão concluídos e manterá sua vida profissional e pessoal funcionando sem que ele precise pensar nisso. Medimos este papel por um número: quantas horas por semana você devolve a Mina.

Esta não é uma função de "gerenciar a agenda e esperar por instruções". Você começará como um EA de alto nível e, à medida que ganhar confiança, crescerá para se tornar um verdadeiro Chefe de Gabinete: você gerenciará projetos, responsabilizará as pessoas e representará Mina em reuniões.

O que você irá gerenciar:

• Chefe de Gabinete: negócios e execução
• Transformar as ideias, notas de voz e decisões de reuniões de Mina em projetos claros com responsáveis e prazos, e acompanhar até que estejam concluídos.
• Manter uma lista de tarefas priorizada e em andamento para Mina. Cada item deve ter contexto, uma solução recomendada e uma clara indicação de "eu posso lidar com isso" ou "preciso da sua decisão".
• Filtrar tudo que chega a Mina de suas equipes e trazer apenas o que realmente precisa dele, em listas numeradas curtas.
• Preparar e acompanhar reuniões de liderança: agendas, notas, itens de ação, responsabilidade.
• Liderar projetos especiais do início ao fim (lançamentos, eventos, novas iniciativas, implementação de fornecedores ou ferramentas).
• Apoiar negócios e parcerias: acompanhamento de pipeline no HubSpot e contratos no PandaDoc/DocuSign.
• Com o tempo, participar de reuniões e tomar decisões em nome de Mina.

Apoio executivo:

• Gerenciar uma agenda complexa entre empresas e fusos horários: planejar a semana, proteger o tempo de foco e preparar Mina para cada reunião.
• Triar sua caixa de entrada e mensagens, redigir respostas em sua voz e lidar com comunicações sensíveis de forma discreta.
• Gerenciar despesas, faturas e pagamentos a fornecedores, reconciliando entre entidades.

Viagens e operações pessoais:

• Planejar e reservar viagens internacionais premium de ponta a ponta, incluindo pontos de fidelidade, lounges, serviços de concierge, itinerários detalhados e planos de backup.
• Organizar viagens, retiros e eventos de várias semanas.
• Coordenar a casa: gerente da casa, fornecedores, limpeza, manutenção, consultas de bem-estar, planos sociais e de jantar.
• Trabalhar em estreita colaboração com o parceiro de Mina para que as prioridades pessoais nunca sejam esquecidas.

Sistemas e IA:

• Construir e manter o sistema operacional em torno de Mina: SOPs, rastreadores e processos recorrentes no ClickUp, Notion, Slack e Google Workspace.
• Usar ferramentas de IA (Claude, ChatGPT e nossos agentes de IA internos) todos os dias para realizar o trabalho de várias pessoas. Se uma tarefa se repete, você a automatiza ou documenta.

O que o sucesso parece:

• 30 dias: Você gerencia a agenda de Mina, triagem da caixa de entrada, viagens e a lista de tarefas em andamento. Nada do que ele pede se perde.
• 60 dias: Você conduz a revisão semanal de prioridades, persegue cada item aberto sem ser solicitado e documentou os principais SOPs.
• 90 dias: Mina lhe confia projetos inteiros, não apenas tarefas. Suas equipes vêm até você primeiro. Você pode medir mais de 10 horas por semana recuperadas.

Requisitos:

• Essenciais: 3+ anos como EA, Chefe de Gabinete ou Gerente de Vida apoiando diretamente um fundador ou CEO (lado empresarial e pessoal).
• Um histórico de gerenciamento de projetos do início ao fim, não apenas coordenando-os.
• Planejamento avançado de viagens internacionais e agendamento complexo.
• Uso diário intenso de ferramentas de IA e fortes habilidades em Google Workspace, Slack, planilhas e uma ferramenta de gerenciamento de projetos (ClickUp/Notion/Asana).
• Excelente inglês escrito: claro, conciso e capaz de escrever na voz de Mina.
• Completa discrição com informações confidenciais de negócios, financeiras e pessoais.

Desejáveis:

• Experiência em uma startup de alto crescimento, agência, e-commerce ou ambiente de fundador de múltiplos negócios.
• HubSpot, PandaDoc/DocuSign ou noções básicas de finanças/contabilidade.
• Você construiu automações (Zapier, Make, fluxos de trabalho de IA).
• Você gerenciou ou coordenou funcionários domésticos ou uma pequena equipe.

Quem prospera aqui:

• Alta responsabilidade. Você vê o problema, traz duas soluções e resolve antes que alguém pergunte.
• Calmo sob caos. Você alterna entre um e-mail de nível diretivo e um ar-condicionado quebrado sem deixar cair nenhum dos dois.
• Resiliente e direto. Você aceita bem feedback direto e se posiciona quando algo está errado.
• Competitivo e ambicioso. Você quer ser o melhor nisso e deseja crescer para se tornar um Chefe de Gabinete.

Compensação e benefícios:

• $3,000 - $4,000/mês, com aumentos baseados em desempenho.
• 36 dias de PTO por ano.
• Mentoria direta de Mina e um caminho claro para Chefe de Gabinete.
• Exposição a fundadores de alto nível e viagens únicas.