Num relance
- Tarefas: Apoiar a gestão diária do escritório e garantir operações eficientes.
- Empresa: TMF Group, líder em serviços administrativos globais.
- Benefícios: Ambiente dinâmico, oportunidades de crescimento e desenvolvimento profissional.
- Outras informações: Proatividade e boa comunicação são essenciais para o sucesso nesta função.
- Porquê este emprego: Ideal para quem quer iniciar carreira em funções administrativas e de gestão.
- Qualificações: Experiência em funções administrativas e bons conhecimentos de Microsoft Office.
O salário previsto situa-se entre 18000 - 22000 € por ano.
A TMF Group é um dos principais prestadores de serviços administrativos essenciais a nível mundial! Atualmente, contamos com os melhores profissionais distribuídos por 125 escritórios em 90 países. Temos mais de 14.000 especialistas em contabilidade, fiscalidade, processamento salarial e gestão global de entidades, que são fundamentais para o sucesso de inúmeras empresas internacionais em todo o mundo. Estamos presentes em Portugal há mais de 8 anos. Atualmente, somos mais de 80 colaboradores e continuamos a crescer todos os dias!
O Junior Office Manager é responsável por apoiar a gestão diária do escritório, garantindo o bom funcionamento das operações internas, a organização administrativa e o suporte às equipas. Esta função é essencial para assegurar um ambiente de trabalho eficiente, organizado e acolhedor, contribuindo para a produtividade e bem‑estar dos colaboradores. É uma posição de entrada, ideal para quem está a iniciar carreira em funções administrativas, de gestão de escritório ou suporte operacional.
Principais Responsabilidades
- Gestão do Escritório
- Garantir o bom funcionamento diário do escritório (abertura, organização, manutenção básica).
- Gerir fornecedores e serviços externos (limpeza, manutenção, material de escritório, etc.).
- Controlar inventário e realizar pedidos de material sempre que necessário.
- Coordenar pequenas reparações e assegurar o contacto com prestadores de serviços.
- Receber, organizar e distribuir correio e encomendas (entrada e saída de documentos);
- Solicitar o serviço de estafetas ou courrier nacional e internacional;
- Manter o registo de toda a documentação que é recebida e toda a documentação que é enviada;
- Atender chamadas telefónicas e gerir o email geral do escritório;
- Apoiar na preparação de documentos, apresentações e relatórios simples;
- Organizar arquivos físicos e digitais, garantindo atualização e acessibilidade;
- Manter uma lista de contatos dos seguintes serviços / fornecedores (lista não exaustiva): Fornecedores do escritório; Fornecedor de cartões de acesso ao escritório / alarme; Todo o equipamento do escritório incluindo mobília.
- Receber clientes no escritório
- Gerir contactos com o senhorio e empresa de gestão do imóvel;
- Apoio às Equipas Internas
- Dar suporte administrativo às equipas de RH, Finance, IT ou outras, conforme solicitado.
- Organizar viagens de funcionários da TMF, tais como agendar voos, comboios, aluguer de carros, hotéis, restaurantes ou outros que sejam necessários;
- Ajudar na organização de reuniões internas, formações e eventos corporativos.
- Apoiar no onboarding de novos colaboradores (kits de boas‑vindas, preparação de postos de trabalho, acessos básicos).
- Coordenação Operacional
- Gerir reservas de salas de reunião e assegurar que estão preparadas.
- Coordenar visitas externas, clientes e fornecedores.
- Apoiar na implementação de políticas internas relacionadas com o escritório.
- Dar apoio ao HR em geral incluindo formações, agendar consultas de medicina do trabalho, acompanhar as visitas da Higiene e Segurança no Trabalho.
- Preparar eventos da empresa, quer sejam de carácter local, de mercado ou de Grupo;
- Arquivo de documentos do escritório, tais como contratos de fornecedores, documentos ou instruções escritas;
- Ajudar a implementar procedimentos administrativos no escritório e a garantir a sua execução;
- Organização do escritório;
- Organização dos armários das salas de reuniões;
- Suporte à LSO do escritório local;
- Assegurar a implementação e manutenção da ISO 27001 ou qualquer outra certificação que venha a surgir.
Principais Requisitos
- 1 a 2 anos de experiência em funções administrativas, receção, office management ou suporte operacional (estágios profissionais incluídos).
- Excelente capacidade de organização e gestão de prioridades, com atenção ao detalhe e acompanhamento de múltiplas tarefas em simultâneo.
- Bons conhecimentos de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e PowerPoint) e facilidade na utilização de ferramentas digitais.
- Boa capacidade de comunicação interpessoal e orientação para o serviço, assegurando uma experiência profissional e acolhedora para colaboradores, clientes e fornecedores.
- Proatividade, sentido de responsabilidade e autonomia, com capacidade para identificar necessidades e resolver questões do dia a dia do escritório.
- Fluência em português e bons conhecimentos de inglês, tanto escrito como falado.
Empregador para Rececionista - Contrato Temporário: TMF Group
A TMF, valorizamos a nossa equipa e oferecemos um ambiente de trabalho dinâmico e colaborativo em Lisboa, onde os assistentes de contabilidade e impostos podem crescer profissionalmente. Com um horário flexível, uma política de trabalho remoto de 60% e benefícios como seguro de saúde integral e dias de férias adicionais, garantimos que os nossos colaboradores tenham um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal, além de oportunidades contínuas de desenvolvimento e aprendizagem.
