Operations Assistant

Estamos à procura de um Assistente de Operações criativo e organizado que trabalhará diretamente com o CEO/Fundador para ajudar a manter o negócio a funcionar sem problemas. Esta pessoa deve ter fortes habilidades de comunicação escrita e verbal, estar entusiasmada para gerir várias tarefas ao mesmo tempo e ser um membro colaborativo da equipa. Deve também ter a capacidade de ser proativa, procurando oportunidades de melhoria e propondo soluções.

Responsabilidades

• Manter o CEO/Fundador em dia com agendas semanais, mensais e trimestrais e tomar a iniciativa de oferecer feedback que assegure que as tarefas e entregas mais urgentes sejam concluídas de forma atempada;
• Agendar e manter o calendário do CEO/Fundador, utilizando discrição para garantir que o seu tempo é bem utilizado;
• Gerir a caixa de entrada geral do negócio, organizando e enviando e-mails, e redigindo correspondência com clientes e outros parceiros externos;
• Inserir números de clientes para rastreamento e relatórios analíticos e iniciar rascunhos de relatórios para o CEO completar;
• Pesquisar tendências da indústria de beleza e bem-estar;
• Redigir, rever e executar acordos de serviço ao cliente;
• Criar, enviar e gerir faturas de clientes;
• Apoiar os processos de integração e desintegração de clientes;
• Enviar faturas de clientes ao CPA do CEO para declaração de impostos dentro de 5 dias após o pagamento do cliente;
• Rastrear indicadores-chave de sucesso para garantir que a empresa está no caminho certo para atingir os seus objetivos;
• Pesquisar, priorizar e acompanhar questões e preocupações que chegam ao CEO/Fundador e avaliar o curso de ação apropriado, referência ou resposta;
• Agendar e publicar rotineiramente posts dentro da nossa associação e outros programas/ofertas;
• Rever documentos em busca de erros gramaticais, erros de digitação e necessidades de formatação;
• Organizar e manter o sistema de arquivos digital;
• Manter a missão e os valores da empresa através de responsabilidade, criatividade, colaboração e compreensão.

Qualificações e Preferências

• Forte atenção aos detalhes; as pessoas elogiam a sua forte atenção aos detalhes e você está constantemente a rever o seu trabalho várias vezes em busca de erros como erros de digitação, uso de palavras, links corretos, etc. para garantir que está o mais perfeito possível.
• Incríveis habilidades organizacionais. Você consegue gerir o trabalho ao lado de vários membros da equipa de uma maneira muito organizada.
• Tomador de decisões confiante. Você gosta de tomar a iniciativa sobre suas próprias tarefas, desenvolver e implementar estratégias práticas e dar vida às suas ideias!
• Gostar de trabalhar em um papel que o desafia. Você não tem medo de um desafio, está sempre a esforçar-se para criar o seu melhor trabalho, é inovador e está pronto para crescer.
• Gostar de trabalhar remotamente e de forma autónoma. Você adora o fato de poder criar o seu próprio horário porque é um verdadeiro realizador. Você também é incrivelmente autodisciplinado para se manter em cima do seu papel e das comunicações com o resto da equipa.
• Procurar um papel estável e a longo prazo numa empresa remota próspera e em rápido crescimento. Você está entusiasmado por fazer parte da nossa equipa unida a longo prazo, pelo menos um ano! Você deseja eventualmente trabalhar em tempo integral com um cliente contínuo.

Requisitos Essenciais para Este Papel:

• Capacidade de demonstrar proficiência nas habilidades necessárias para este papel;
• Confiabilidade para desempenhar funções com integridade;
• Fortes habilidades de escrita e experiência;
• Fluência em MS Office e G Suite;
• Confiança em aprender novos programas, incluindo HoneyBook e Klaviyo;
• Capacidade de trabalhar de forma eficiente, gerenciar múltiplos projetos com a devida priorização, cumprir prazos estabelecidos e adaptar-se a circunstâncias em evolução com o apoio do CEO/Fundador;
• Confiança para tomar a iniciativa e fazer escolhas informadas proativamente;
• Fortes habilidades interpessoais, inteligência emocional e capacidade de trabalhar bem com os outros;
• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal;
• Criatividade, engenhosidade, bom julgamento e flexibilidade no trabalho;
• Capacidade de trabalhar tanto de forma independente quanto colaborativa;
• Excelentes habilidades organizacionais com alta precisão e atenção aos detalhes;
• Alguém com acesso a computador e internet confiáveis;
• Cidadania dos EUA ou residência permanente que possa trabalhar legalmente nos EUA.

Sobre a Allmost

A ALLMOST é um estúdio de marketing por e-mail ousado e orientado por dados para marcas de e-commerce de beleza e bem-estar. O nosso fundador é de Seattle, Washington e atualmente está baseado em Lisboa, Portugal. Apoiamo fundadores e marcas em todo o mundo através de nossas pacotes de estratégia, design e implementação de serviço completo, bem como através da nossa associação mensal de conteúdo para educação em marketing por e-mail.

Acreditamos fortemente em priorizar o bem-estar da nossa equipa, pagando um salário digno e construindo uma equipa remota que lhe permite a flexibilidade de moldar o seu horário de trabalho em torno da sua vida. Uma parte fundamental de criar uma cultura de sustentabilidade e responsabilidade é trabalhar proativamente para nomear, notar e desmantelar sistemas de opressão. Procuramos membros da equipa que estejam comprometidos em fazer esse trabalho transformador dentro de si mesmos, da nossa empresa e das nossas comunidades.

Detalhes da Posição

• Posição: Meio Período (5-8 horas/semana para começar com alto potencial de crescimento)
• Taxa Horária: $20 USD
• Data de Início da Posição: Final de Janeiro de 2026
• Localização: 100% remoto