Num relance
- Tarefas: Apoiar administrativamente as equipas de Arquitetura, Engenharia e Construção com organização e controlo de documentos.
- Empresa: Empresa de construção inovadora com um ambiente colaborativo.
- Benefícios: Salário competitivo, benefícios de saúde e oportunidades de desenvolvimento profissional.
- Outras informações: Ambiente dinâmico com oportunidades de crescimento na carreira.
- Porquê este emprego: Contribui para projetos impactantes enquanto desenvolve habilidades valiosas em administração.
- Qualificações: Experiência administrativa mínima de 3 anos e domínio do Microsoft Office.
O salário previsto situa-se entre 72000 - 88000 € por ano.
Fornecer apoio administrativo, documental e organizacional aos departamentos de Arquitetura, Engenharia, Construção e Compras, garantindo a correta gestão de documentos, controle de informações, suporte às equipes técnicas e monitoramento dos processos internos e externos da empresa.
Principais Responsabilidades
- Gestão Administrativa
- Gestão de correspondência física e eletrónica.
- Organização e arquivamento de documentação técnica e administrativa.
- Gestão de agendas e marcação de reuniões.
- Preparação de atas de reuniões.
- Preparação e controle de relatórios internos.
- Apoio administrativo à Direção.
- Apoio ao Departamento de Projetos
- Organização de desenhos, relatórios e documentação técnica.
- Controle de submissões de projetos.
- Registro e distribuição de revisões de projetos.
- Controle de licenças e processos com entidades externas.
- Monitoramento de pedidos de informação (RFIs).
- Apoio ao Departamento de Construção
- Controle documental de contratos.
- Gestão de contratos, registros de medições e registros de recepção.
- Arquivo de relatórios de trabalho.
- Controle de seguros, licenças e documentação obrigatória.
- Apoio na preparação de reuniões de construção.
- Apoio ao Departamento de Compras
- Emissão e monitoramento de pedidos de cotação.
- Registro e controle de pedidos.
- Organização de documentação de compras nacionais e internacionais.
- Monitoramento de processos logísticos e documentação de transporte.
- Gestão Documental
- Manutenção do sistema de arquivos físico e digital.
- Garantir que toda a documentação esteja atualizada.
- Controle de versões de documentos.
- Gestão de plataformas documentais da empresa.
- Apoio Financeiro Básico
- Conferência administrativa de faturas.
- Organização documental para contabilidade.
- Registro e monitoramento de pagamentos relacionados a fornecedores e prestadores de serviços.
Requisitos
- Formação mínima ao nível do 12º ano.
- Experiência mínima de 3 anos em funções administrativas.
- Domínio do Microsoft Office (Excel, Word, Outlook e PowerPoint).
- Excelente capacidade de organização documental.
- Boas habilidades de escrita em português.
Preferencial
- Experiência em empresas de construção ou arquitetura.
- Conhecimento de compras e logística.
- Conhecimento de plataformas documentais.
- Conhecimento básico de AutoCAD e leitura de desenhos técnicos.
- Inglês intermediário ou avançado.
Competências Comportamentais
- Alto sentido de responsabilidade.
- Organização e método de trabalho.
- Capacidade de gerir múltiplas tarefas.
- Proatividade.
- Discrição e confidencialidade.
- Boa comunicação interpessoal.
- Capacidade de trabalhar sob pressão.
- Orientação para resultados.
Indicadores de Desempenho (KPIs)
- Tempo de resposta a pedidos internos.
- Percentagem de documentação devidamente arquivada.
- Cumprimento de prazos administrativos.
- Número de não conformidades documentais.
- Nível de satisfação das equipes técnicas.
- Atualização de bases de dados de projetos, obras e compras.
Empregador para Secretary / Administrative Assistant – Technical Department in Lisbon: The Lakhani Group
A nossa empresa é um excelente empregador, oferecendo um ambiente de trabalho colaborativo e dinâmico na área da construção e projetos. Valorizamos o crescimento profissional dos nossos colaboradores, proporcionando oportunidades de formação contínua e desenvolvimento de carreira, além de benefícios competitivos que garantem um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal. Localizada numa região estratégica, a nossa equipa tem acesso a uma rede diversificada de contactos e recursos que enriquecem a experiência de trabalho.
