Office Manager (m/f/d) in Porto

Por que a SOFICO? Na SOFICO, estamos a moldar o futuro da mobilidade - e estamos a fazê-lo juntos. O nosso software, Miles, é uma plataforma líder que permite às empresas em todo o mundo gerir as suas operações de leasing, frota e mobilidade num único sistema integrado. Todos os dias, ajudamos os nossos clientes a trabalhar de forma mais inteligente, eficiente e a manter-se à frente numa indústria em rápida evolução. Por trás desse impacto está uma equipa internacional unida que valoriza a colaboração, a responsabilidade e o crescimento contínuo. Avançamos com ambição, mas permanecemos enraizados numa cultura onde as pessoas se apoiam mutuamente e se orgulham do que constroem.

A partir do nosso escritório no Porto, estamos à procura de um(a) Office Manager para ser a força central que mantém o nosso vibrante escritório internacional a funcionar sem problemas! Como um profissional organizado, proativo e carismático, você se juntará à nossa equipa moderna e em crescimento. Se você prospera num ambiente dinâmico e adora ser a pessoa de referência que faz as coisas acontecerem, este papel variado é para você.

O que você fará...

• Ser o Coração do Escritório: Servir como o primeiro ponto de contacto para visitantes, funcionários e parceiros externos. Actuar como o principal elo de ligação com o nosso espaço de co-working para coordenar o acesso dos funcionários, arranjos para visitantes, reservas de salas de reuniões, serviços de correio e postais, e necessidades diárias do local de trabalho;
• Excelência Operacional: Supervisionar as operações diárias do escritório, gerir proativamente os níveis de inventário e suprimentos de escritório, fazer e acompanhar pedidos, lidar com despesas, coordenar contratos relacionados com as instalações e intervenções de manutenção, e garantir que o espaço de trabalho permaneça profissional, funcional e acolhedor em todos os momentos;
• Arranjos de Viagem: Coordenar viagens de negócios de ponta a ponta, incluindo voos, alojamento, transporte terrestre e gestão de itinerários;
• Suporte à Administração Financeira: Apoiar a administração financeira diária, incluindo o processamento de relatórios de despesas, acompanhamento de gastos em relação ao orçamento e coordenação com fornecedores e prestadores de serviços externos;
• Coordenação de Eventos: Planear e organizar reuniões internas, eventos de equipa e actividades da empresa, garantindo uma execução sem falhas e uma experiência positiva para os funcionários.

O que você traz...

• Um profissional proativo com um diploma relevante ou experiência equivalente; um histórico em gestão de escritório, hospitalidade, administração de empresas ou operações de local de trabalho é uma vantagem;
• Mais de 3 anos de experiência em gestão de escritório, operações de local de trabalho ou um papel administrativo semelhante;
• Experiência anterior num ambiente tecnológico acelerado, scale-up ou startup é uma vantagem;
• Fluência em comunicação em português e inglês, com a capacidade de construir relações sólidas em todos os níveis da organização;
• Habilidades excepcionais de organização, gestão do tempo e resolução de problemas, com uma abordagem proativa e orientada para os detalhes na gestão de múltiplas prioridades, projectos e desafios operacionais;
• Proficiência em Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint e Word) e experiência no uso de ferramentas de colaboração e produtividade, como Microsoft Teams;
• Experiência na gestão de fornecedores, prestadores de serviços e fornecedores de serviços de local de trabalho, com forte acompanhamento e habilidades de gestão de partes interessadas;
• Uma mentalidade de serviço ao cliente e uma paixão genuína por criar um local de trabalho excepcional e uma experiência para os funcionários;
• Altos níveis de discrição e profissionalismo ao lidar com informações confidenciais e sensíveis.

O que está em jogo para você...

• Pacote salarial competitivo;
• Seguro de saúde privado totalmente coberto, para que você possa focar no que realmente importa;
• Um espaço de co-working moderno que oferece um ambiente de trabalho confortável;
• A partir do primeiro dia, você será apoiado através de um programa de integração estruturado, com orientação de um coach dedicado para ajudá-lo a se adaptar e crescer no seu papel;
• E porque equipas fortes vão além do trabalho diário, criamos regularmente oportunidades para nos conectarmos - desde bebidas casuais até actividades de equipa e eventos em toda a empresa.

Pronto para causar um impacto no mundo da mobilidade? Junte-se à SOFICO e vamos moldar o que vem a seguir juntos!