Office Manager in Braga

O Office Manager é responsável pela operação eficaz do dia-a-dia do local de trabalho em Braga, incluindo instalações, serviços de escritório, fornecedores, aquisição relacionada ao escritório, experiência no local de trabalho e coordenação administrativa. O papel garante que o ambiente de trabalho físico seja seguro, funcional, organizado e adequadamente apoiado para funcionários, visitantes e equipes operacionais.

O Office Manager gerencia questões de escritório e instalações dentro do escopo e orçamento definidos, coordena fornecedores relevantes e partes interessadas internas, identifica riscos operacionais e oportunidades de melhoria, e escalona questões que requerem aprovação da gestão. O papel trabalha em estreita colaboração com RH, Finanças, TI, Operações e outras funções de suporte, mantendo uma clara propriedade funcional e responsabilidade.

Gestão de Local de Trabalho e Instalações

• Gerir a operação diária e a prontidão do escritório de Braga e das instalações associadas.
• Coordenar manutenção, limpeza, reparos, utilidades, segurança/acesso e outros serviços relacionados às instalações.
• Realizar inspeções regulares no local de trabalho e identificar proativamente problemas de manutenção, segurança, capacidade ou serviço.
• Coordenar ações corretivas com fornecedores e partes interessadas internas e acompanhar até a conclusão.
• Garantir que salas de reuniões, áreas comuns e instalações de trabalho sejam mantidas em um padrão operacional apropriado.
• Apoiar expansões de escritório, reformas, mudanças e outros projetos de instalações conforme necessário.

Fornecedores, Aquisição e Orçamento

• Gerir fornecedores e prestadores de serviços relacionados ao escritório, incluindo cotações, qualidade do serviço e acompanhamento.
• Obter e comparar cotações de acordo com os requisitos de aquisição e aprovação da empresa.
• Monitorar despesas de escritório/instalações em relação aos orçamentos aprovados e sinalizar desvios materiais.
• Manter registros apropriados de contratos, cotações, compras e serviços recorrentes.
• Identificar oportunidades para melhorar o desempenho dos fornecedores, qualidade do serviço e eficiência de custos.

Serviços de Local de Trabalho e Experiência do Funcionário

• Coordenar serviços de local de trabalho que apoiem a experiência diária dos funcionários no estúdio.
• Apoiar eventos de escritório e iniciativas de local de trabalho em colaboração com partes interessadas relevantes.
• Apoiar a integração do ponto de vista da prontidão do local de trabalho — coordenação de espaço de trabalho, acesso, arranjos de boas-vindas, etc.
• Atuar como ponto de contato para solicitações de funcionários relacionadas ao local de trabalho e garantir que sejam tratadas ou encaminhadas à função apropriada.
• Apoiar visitantes, visitas de clientes e eventos internos conforme necessário.

Saúde, Segurança e Conformidade

• Coordenar atividades de Saúde e Segurança relacionadas ao escritório que se enquadram na responsabilidade de instalações/local de trabalho.
• Manter a documentação e registros necessários de locais de trabalho e instalações.
• Coordenar com RH, fornecedores externos de H&S e outras partes responsáveis sobre requisitos legais do local de trabalho.
• Escalonar rapidamente riscos de conformidade ou segurança identificados ao Chefe do Estúdio e ao proprietário funcional relevante.
• Apoiar a implementação de medidas de preparação para emergências e segurança no local de trabalho dentro das responsabilidades atribuídas à Gestão de Escritório.

Experiência relevante em gestão de escritório, gestão de instalações, operações de local de trabalho ou função comparável. Experiência demonstrada na gestão de fornecedores, serviços de instalações, aquisição e orçamentos de escritório. Experiência em coordenar múltiplas partes interessadas e prioridades concorrentes em um ambiente dinâmico. Conhecimento prático dos requisitos de saúde e segurança no local de trabalho e melhores práticas de instalações. Forte proficiência em Microsoft 365 e sistemas relevantes de negócios/local de trabalho. Fluência profissional em inglês; o português é altamente desejável para interações com fornecedores e autoridades locais. Fortes capacidades administrativas, organizacionais e de relatórios.