Office Manager in Braga

O Facilities Manager é responsável pela operação eficaz do local de trabalho em Braga, incluindo instalações, serviços de trabalho, fornecedores, aquisição relacionada ao escritório, experiência no local de trabalho e coordenação administrativa. O papel garante que o ambiente físico de trabalho seja seguro, funcional, organizado e adequadamente apoiado para funcionários, visitantes e equipes operacionais.

O Facilities Manager gerencia questões de escritório e instalações dentro do escopo e orçamento definidos, coordena fornecedores relevantes e partes interessadas internas, identifica riscos operacionais e oportunidades de melhoria, e escalona questões que requerem aprovação da gestão. O papel trabalha em estreita colaboração com RH, Finanças, TI, Operações e outras funções de suporte, mantendo uma clara propriedade funcional e responsabilidade.

• Gestão de Local de Trabalho e Instalações: Gerenciar a operação diária e a prontidão do escritório de Braga e das instalações associadas. Coordenar manutenção, limpeza, reparos, utilidades, segurança/acesso e outros serviços de instalações. Realizar inspeções regulares no local de trabalho e identificar proativamente problemas de manutenção, segurança, capacidade ou serviço. Coordenar ações corretivas com fornecedores e partes interessadas internas e acompanhar sua conclusão. Garantir que salas de reuniões, áreas comuns e instalações de trabalho sejam mantidas em um padrão operacional apropriado. Apoiar expansões de escritório, reformas, mudanças e outros projetos de instalações conforme necessário.
• Fornecedores, Aquisição e Orçamento: Gerenciar fornecedores e prestadores de serviços relacionados ao escritório, incluindo cotações, qualidade do serviço e acompanhamento. Obter e comparar cotações de acordo com os requisitos de aquisição e aprovação da empresa. Monitorar despesas de escritório/instalações em relação aos orçamentos aprovados e sinalizar desvios materiais. Manter registros apropriados de contratos, cotações, compras e serviços recorrentes. Identificar oportunidades para melhorar o desempenho dos fornecedores, a qualidade do serviço e a eficiência de custos.
• Serviços de Trabalho e Experiência do Funcionário: Coordenar serviços de trabalho que apoiem a experiência diária dos funcionários no estúdio. Apoiar eventos de escritório e iniciativas no local de trabalho em colaboração com partes interessadas relevantes. Apoiar a integração do ponto de vista da prontidão do local de trabalho — coordenação de espaço de trabalho, acesso, arranjos de boas-vindas, etc. Atuar como ponto de contato para solicitações de funcionários relacionadas ao local de trabalho e garantir que sejam tratadas ou encaminhadas para a função apropriada. Apoiar visitantes, visitas de clientes e eventos internos conforme necessário.
• Saúde, Segurança e Conformidade: Coordenar atividades de Saúde e Segurança relacionadas ao escritório que se enquadram na responsabilidade de instalações/local de trabalho. Manter a documentação e os registros necessários de instalações e locais de trabalho. Coordenar com RH, fornecedores externos de H&S e outras partes interessadas responsáveis sobre requisitos legais do local de trabalho. Escalonar rapidamente riscos de conformidade ou segurança identificados ao Chefe do Estúdio e ao proprietário funcional relevante. Apoiar a implementação de medidas de preparação para emergências e segurança no local de trabalho dentro das responsabilidades atribuídas à Gestão de Escritório.

Experiência relevante em gestão de escritório, gestão de instalações, operações de local de trabalho ou função comparável. Experiência demonstrada na gestão de fornecedores, serviços de instalações, aquisição e orçamentos de escritório. Experiência em coordenar múltiplas partes interessadas e prioridades concorrentes em um ambiente dinâmico. Conhecimento prático dos requisitos de saúde e segurança no local de trabalho e melhores práticas de instalações. Forte proficiência em Microsoft 365 e sistemas relevantes de trabalho/negócios. Fluência profissional em inglês; o português é altamente desejável para interações com fornecedores e autoridades locais. Fortes capacidades administrativas, organizacionais e de relatórios.