Human Capital Coordinator

Estamos à procura de um indivíduo talentoso para se juntar à nossa equipa de Operações de Capital Humano na Oliver Wyman, uma empresa da Marsh. Este papel será baseado em Lisboa. Como Coordenador de Capital Humano, você desempenhará um papel fundamental na garantia da entrega suave e fiável das Operações de Capital Humano, apoiando principalmente as nossas equipas e colaboradores em Espanha, enquanto contribui para a nossa crescente presença local em Portugal.

Trabalhando em estreita colaboração com a equipa de Operações de HC em Madrid, você coordenará de forma independente uma ampla gama de atividades relacionadas ao ciclo de vida do empregado, benefícios, folha de pagamento e conformidade, ajudando a fornecer serviços de RH precisos, oportunos e consistentes entre múltiplos intervenientes.

Estamos à procura de alguém que possa ingressar o mais rápido possível para permitir tempo suficiente para integração e transferência de conhecimento, garantindo uma transição suave e continuidade das atividades de Operações de HC.

Esta é uma função híbrida que requer trabalho pelo menos três dias por semana no escritório, incluindo cinco dias por semana de trabalho no escritório nos primeiros três meses de emprego.

Impacto operacional significativo:

• Assumir a responsabilidade por um amplo portfólio de atividades de Capital Humano que apoiam diretamente os colaboradores ao longo da sua jornada na Oliver Wyman.

Colaboração internacional:

• Trabalhar em estreita colaboração com colegas em Espanha e Portugal, bem como com equipas internas e prestadores de serviços externos, ganhando exposição a operações de RH transfronteiriças.

Autonomia e responsabilidade:

• Gerir processos operacionais variados e, por vezes, complexos de forma independente, com o apoio de uma equipa experiente de Operações de HC.

Desenvolvimento profissional:

• Aprimorar a sua experiência em administração do ciclo de vida do empregado, benefícios, mobilidade, coordenação de folha de pagamento e conformidade laboral dentro de um ambiente internacional de serviços profissionais.

Como este papel contribuirá para o sucesso da equipa:

• Assegurar a continuidade operacional: Fornecer cobertura fiável e independente das atividades principais de Operações de HC em Espanha, mantendo uma entrega de serviço consistente e conhecimento operacional em processos do ciclo de vida do empregado.
• Entregar administração de RH precisa e atempada: Coordenar processos complexos relacionados aos colaboradores, manter registos fiáveis e colaborar com intervenientes internos e prestadores externos para apoiar a conformidade e uma experiência positiva para o empregado.
• Aprimorar a colaboração transfronteiriça: Apoiar a coordenação eficaz entre a equipa de Operações de HC em Espanha e colegas em Portugal, contribuindo para um serviço de Capital Humano consistente e responsivo.

Administração de Licenças e Emprego:

• Coordenar de forma independente processos de licença parental e outras licenças, incluindo comunicações com os colaboradores, rastreamento de licenças, notificações de folha de pagamento e certificados, e acordos de licença paga ou não paga.
• Gerir mudanças de emprego, arranjos de horas de trabalho, carryover de férias anuais, registos de tempo e presença, e consultas relacionadas dos colaboradores, garantindo administração precisa e coordenação atempada com colaboradores, Gestão de Talentos e prestadores de folha de pagamento.

Ciclo de Vida do Empregado, Coordenação de Folha de Pagamento e Benefícios:

• Coordenar atividades de integração e desligamento para colaboradores da Oliver Wyman e NERA em Espanha, bem como sessões de integração para novos colaboradores da Oliver Wyman em Portugal.
• Preparar contratos de trabalho e documentação relacionada, manter registos de colaboradores, gerir Transações de Empregados (ETs) no Workday e outros sistemas de RH relevantes, e coordenar contratações, desligamentos e mudanças de colaboradores com prestadores de folha de pagamento.
• Administrar benefícios dos colaboradores e inscrições associadas, cancelamentos, faturas e revisões, incluindo seguros de saúde e vida, compensação flexível, programas de bem-estar e requisitos de saúde e segurança ocupacional.
• Colaborar com TI, Serviços de Escritório e outras equipas para garantir uma experiência coordenada para os colaboradores.

Mobilidade Global e Requisitos do Cliente:

• Apoiar a administração de atribuições internacionais, incluindo notificações de trabalhadores destacados, certificados A1 e consultas de colaboradores relacionadas a procedimentos de isenção fiscal espanhola.
• Coordenar documentação e aprovações necessárias para que os colaboradores acessem escritórios e portais de clientes, incluindo a manutenção de informações e documentação dos colaboradores em plataformas de acesso a clientes, trabalhando com colaboradores, clientes, prestadores de folha de pagamento e departamentos internos relevantes.

Conformidade, Relatórios e Registos de RH:

• Apoiar processos de conformidade relacionados a RH, incluindo auditorias ISO, atividades do Plano de Igualdade e do Plano LGTBI, e atualizações anuais de classificação de empregos sob o Acordo Coletivo de Trabalho espanhol aplicável.
• Preparar e manter documentação de apoio, coordenar pedidos de informação e relatórios, e colaborar com intervenientes internos, consultores externos e auditores.
• Manter bases de dados de colaboradores, registos e documentação de RH precisos, incluindo formulários de emprego e fiscais relevantes.

Apoio às Operações de HC e Melhoria de Processos:

• Responder a consultas de colaboradores e intervenientes, coordenar atividades administrativas recorrentes e apoiar a entrega eficaz dos serviços de Operações de HC.
• Contribuir para melhorias operacionais e iniciativas específicas, incluindo aprimoramentos no processo de contratação de profissionais experientes, administração de doações de colaboradores e atividades de estágio para pessoas com deficiência.
• Apoiar projetos adicionais de Operações de HC e requisitos administrativos conforme necessário.

Habilidades e o que você traz para a equipa:

• Experiência em Operações de RH: Experiência anterior em Capital Humano / Operações de RH, administração de RH ou um papel comparável, com a capacidade de gerir atividades do ciclo de vida do empregado e múltiplos processos operacionais com um alto grau de independência.
• Organização e atenção aos detalhes: Fortes habilidades organizacionais e de priorização, precisão no manuseio de informações dos colaboradores e a capacidade de gerir prazos concorrentes e requisitos administrativos complexos.
• Coordenação de intervenientes e orientação ao serviço: Habilidades de comunicação claras, uma abordagem colaborativa e a capacidade de trabalhar efetivamente com colaboradores, equipas internas e prestadores externos em diferentes locais, incluindo em um ambiente gerido remotamente.
• Sistemas e confidencialidade: Experiência no uso de sistemas de informação de RH, Microsoft Office e bases de dados de colaboradores, combinada com discrição e bom julgamento ao lidar com informações sensíveis ou confidenciais dos colaboradores.
• Idiomas: Fluência em português e inglês é essencial, incluindo a capacidade de comunicar efetivamente em um ambiente profissional.

O que fará você se destacar:

• Proficiência em espanhol: O espanhol é altamente desejável, dado o foco principal do papel nas Operações de HC em Espanha, incluindo comunicações com colaboradores, documentação de emprego, coordenação de folha de pagamento e interação com prestadores locais.
• Conhecimento da administração de RH espanhola: Familiaridade com a administração de emprego espanhola, processos de folha de pagamento, benefícios e documentação regulatória relacionada a RH seria uma forte vantagem.
• Idiomas europeus adicionais: Proficiência em dois ou mais idiomas europeus adicionais seria um plus, oferecendo maior flexibilidade para apoiar atividades de Operações de HC em diferentes mercados europeus à medida que as necessidades de negócios evoluem.
• Experiência em Sistemas de RH: Experiência anterior com Workday, particularmente Transações de Empregados (ETs), ou sistemas de gestão de RH semelhantes seria uma vantagem.
• Mentalidade de IA e Melhoria de Processos: Interesse em aproveitar ferramentas de IA aprovadas pela empresa e soluções digitais para simplificar tarefas administrativas, melhorar a eficiência operacional e apoiar a melhoria contínua de processos, mantendo padrões apropriados de confidencialidade e proteção de dados.