Executive Assistant with German or French – Lisbon

Estamos à procura de um Assistente Executivo para se juntar à nossa equipa na Mercer. Você fará parte da construção do novo hub da Oliver Wyman em Lisboa. Este é um papel híbrido que requer trabalho pelo menos três dias por semana no escritório.

Como Assistente Executivo, você fornecerá suporte administrativo a nível executivo a 2 - 3 Parceiros. Suas principais responsabilidades incluirão:

• Gestão complexa de agendas de reuniões
• Comunicação com clientes internos e externos
• Coordenação de viagens
• Manutenção da base de dados CRM de marketing
• Processamento de despesas

Contaremos com você para:

• Administração diária (60%)
• Manter as agendas dos Parceiros, agendar reuniões internas e externas, chamadas de conferência, videoconferências, comunicando-se com clientes e equipe de infraestrutura conforme apropriado.
• Coordenar viagens e acomodações, reservar carros, bilhetes de trem, etc.
• Preparar cartas, propostas e outros documentos.
• Preparar folhas de ponto mensais e relatórios de despesas para cada Parceiro e Principal designado.
• Ajudar a receber clientes, reservar e preparar salas de reuniões e organizar catering.
• Ajudar na organização de arquivos e escritórios dos Parceiros.
• Ajudar o Departamento de Marketing na coordenação de envios personalizados.

Desenvolvimento de clientes (30%)

• Compreender os principais objetivos de clientes e vendas dos Parceiros e apoiá-los ao:
• Manter lista de contatos e atividades comerciais na agenda e na base de dados CRM.
• Rastrear e manter a atividade/venda pipeline.
• Identificar proativamente clientes que não foram contatados e/ou que precisam de acompanhamento; agendar reuniões conforme necessário.
• Coordenar viagens de forma eficiente agrupando reuniões de clientes sempre que possível.
• Desenvolver excelente relacionamento com assistentes de clientes para aprimorar a relação com o cliente.
• Executar chamadas de acompanhamento solicitadas para envios a clientes.
• Familiarizar-se com os temas da Prática e produtos da Oliver Wyman para desenvolver confiança ao agendar reuniões com clientes.

Apoio à Equipa (10%)

• Fornecer cobertura para EAs quando fora do escritório para garantir suporte contínuo aos Parceiros.
• Fornecer cobertura de curto prazo para Parceiros que possam estar em transição de atribuição de EA ou que sejam novos na empresa.
• Fornecer treinamento e suporte a novos EAs.
• Participar de reuniões e projetos da equipe com foco na melhoria de processos e desempenho geral da equipe de EAs.

O que faz você se destacar?

• 2-3 anos de experiência como Assistente Executivo.
• Experiência em consultoria de gestão, serviços financeiros e/ou uma indústria de serviços profissionais semelhante é um diferencial.
• Forte foco em serviço – dedicado a atender as expectativas de todos os colaboradores através do estabelecimento de relações eficazes com clientes e execução de entregas com os mais altos padrões.
• Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita, capaz de lidar com pessoas em todos os níveis em um ambiente multicultural.
• Equilíbrio e julgamento.
• Capacidade de manter e respeitar a confidencialidade.
• Jogador de equipe proativo que tem experiência e gosta de trabalhar como parte de uma equipe.
• Capacidade de gerenciar várias tarefas ao mesmo tempo, priorizar e gerenciar seu próprio tempo.
• Iniciativa, aprendizado rápido, confiança e capacidade de trabalhar com pouca orientação.
• Capacidade de aceitar feedback construtivo e incorporá-lo rapidamente.
• Capacidade de gerenciar um volume de trabalho elevado e cumprir prazos em um ambiente extremamente dinâmico.
• Metódico, organizado, excelente atenção aos detalhes e rigoroso com precisão.
• Atitude flexível, trabalhador e orientado a resultados.

Finalmente, estamos à procura de alguém que esteja comprometido com a empresa e que contribua para a vida e cultura da Oliver Wyman.

Habilidades técnicas:

• Fluência em inglês e alemão ou francês.
• Bons conhecimentos de Word, PowerPoint e Excel.
• Conhecimento prático de Outlook é um diferencial.
• Conhecimento de sistemas CRM (Microsoft Dynamics) é um diferencial.
• Velocidade de digitação de 50-60 palavras por minuto. Uma qualificação formal em digitação seria útil, mas não é uma necessidade.

Por que se juntar à nossa equipe:

• Ajudamos você a ser o seu melhor através de oportunidades de desenvolvimento profissional, trabalho interessante e líderes de apoio.
• Fomentamos uma cultura vibrante e inclusiva onde você pode trabalhar com colegas talentosos para criar novas soluções e ter impacto para colegas, clientes e comunidades.
• Nossa escala nos permite oferecer uma variedade de oportunidades de carreira, bem como benefícios e recompensas para melhorar seu bem-estar.