Executive Assistant in Porto

Sobre Nós

A Nextlane não desenvolve apenas soluções de software – nós criamos o futuro da indústria automotiva. Somos uma empresa que combina tecnologia avançada com uma visão clara: simplificar e digitalizar cada passo da jornada do cliente automotivo, capacitando fabricantes e concessionárias a prosperar em um mercado em constante evolução. Acreditamos no valor de cada membro da equipe, oferecendo oportunidades para você desenvolver e contribuir para soluções significativas.

O que significa ser um #Nextlaner? Fazer parte de uma cultura orientada para o crescimento. Colaborar com colegas de todo o mundo. Acreditar no poder das ideias e na diversidade de pensamento. Comprometer-se a fornecer um ambiente onde você possa aprender, crescer e colaborar em projetos que fazem um impacto global. Nosso sucesso é medido não apenas pelos resultados, mas também pelo crescimento e satisfação daqueles que fazem parte da nossa empresa.

A Missão

Você será a mão direita do CEO na organização e gestão do tempo. Você gerenciará uma agenda exigente e em rápida mudança, preparará e acompanhará reuniões executivas, coordenará viagens pela Europa e garantirá que nada importante fique para trás. Você trabalhará em estreita colaboração com o Chefe de Gabinete e a equipe executiva, atuando como um centro de informações, preparação e acompanhamento no Escritório do CEO. Este é um papel proativo, não reativo. Você antecipará antes de ser solicitado, tomará decisões sobre prioridades e lidará com informações altamente confidenciais com total discrição.

Suas Responsabilidades:

• Gestão de agenda e tempo.
• Gerenciar o diário do CEO de forma completa: priorizando solicitações, protegendo tempo de foco, resolvendo conflitos e adaptando-se rapidamente quando os planos mudam.
• Reuniões executivas. Organizar reuniões da Equipe de Liderança Executiva, offsites e rotinas de governança: agendamentos, pautas, materiais, logística, atas e acompanhamento de ações.
• Viagens e logística. Planejar e gerenciar viagens complexas pela Europa e além, incluindo itinerários, vistos quando necessário, acomodações e relatórios de despesas.
• Comunicação e preparação. Preparar notas de briefing, apresentações e documentos, filtrando e priorizando solicitações recebidas, e redigindo correspondências em nome do CEO.
• Relacionamentos com stakeholders. Atuar como um ponto de contato confiável para executivos, membros do conselho, investidores, clientes e parceiros, representando o Escritório do CEO com profissionalismo.
• Eventos e projetos. Organizar eventos de liderança e da empresa, apoiar projetos especiais liderados pelo Escritório do CEO e melhorar continuamente como o escritório funciona, inclusive através de ferramentas digitais e de IA.

O que o sucesso parece:

• O tempo do CEO é visivelmente gasto nas prioridades corretas, com um diário que é organizado, antecipado e resiliente a mudanças.
• As reuniões executivas são bem preparadas, realizadas pontualmente e são consistentemente acompanhadas.
• Executivos e parceiros veem o Escritório do CEO como responsivo, confiável e discreto.
• Você simplificou e melhorou como o Escritório do CEO funciona, com rotinas e ferramentas das quais outros dependem.

O que estamos procurando:

• Você apoiou executivos seniores em um ambiente exigente. Você tem pelo menos 5 anos de experiência como Assistente Executivo de um CEO ou executivo de nível C, idealmente em uma empresa internacional e dinâmica.
• Você é excepcionalmente organizado e proativo. Você gerencia diários complexos, viagens e eventos com precisão, pensa à frente e assume a responsabilidade em vez de esperar por instruções.
• Você é completamente confiável. Lida com informações confidenciais e sensíveis com absoluta discrição e bom julgamento.
• Você se comunica excepcionalmente bem. Fluência em inglês e francês é necessária.
• Você domina ferramentas modernas. É altamente proficiente em Microsoft 365 e confortável em adotar novas ferramentas digitais e de IA.

Vantagens:

• Experiência em um ambiente apoiado por private equity.
• Experiência em uma empresa B2B SaaS, tecnologia ou automotiva.
• Um terceiro idioma europeu: espanhol, alemão, holandês ou uma língua nórdica.
• Experiência apoiando uma equipe executiva ou um Escritório do CEO, não apenas um indivíduo.

Nosso Processo de Recrutamento:

• Chamada introdutória de 30 minutos com nossa equipe de Aquisição de Talentos.
• Entrevista com o Chefe de Gabinete.
• Exercício prático.
• Entrevista com o CEO.
• Conversa final com o CHRO.

O que oferecemos:

• Modelo de trabalho híbrido: 2 dias no local, 3 dias remoto.
• Pagamentos anuais: 14 pagamentos por ano (12 pagamentos mensais + 1 bônus de verão + 1 bônus de Natal em novembro).
• Vale-refeição: €10,20 por dia de trabalho.
• Férias: 23 dias de férias, além do dia 24 ou 31 de dezembro de folga.
• Treinamento de idiomas: acesso a aulas em grupo em espanhol, inglês ou francês.
• Seguro médico privado: cobertura Multicare.
• Atividades de team building: junte-se a nós para momentos memoráveis após o trabalho e atividades em equipe!

Diversidade, Inclusão e Pertencimento

Na Nextlane, estamos comprometidos em criar um espaço onde todos se sintam valorizados e respeitados. Acreditamos firmemente que a diversidade em experiências e origens fortalece nossa cultura e impulsiona a inovação. Apoio a pessoas com deficiência. Se você precisar de ajustes durante o processo de recrutamento, informe-nos para que possamos proporcionar a melhor experiência possível. Oportunidades iguais para todos: aceitamos candidaturas independentemente de idade, gênero, origem, deficiência ou qualquer outra característica protegida por lei.

Junte-se à Nextlane e torne-se parte da revolução tecnológica na indústria automotiva. Descubra por que somos um ótimo lugar para desenvolver seu talento!