Specialist Office & Administrative Support in Porto

Objetivo do Trabalho
Fornecer suporte administrativo e logístico em serviços de escritório, viagens e operações diárias, garantindo um suporte suave e confiável às atividades executivas e de governança. Manter fortes habilidades organizacionais, uma mentalidade proativa e um alto nível de discrição ao lidar com informações sensíveis.

Responsabilidades Principais

• Suporte a Serviços de Escritório e Operações: Apoiar o funcionamento diário dos escritórios da MoonLake, incluindo suprimentos de escritório, gestão de estoque, coordenação de instalações e manutenção. Garantir que os escritórios estejam bem organizados, funcionais e em conformidade, e apoiar auditorias e verificações internas conforme necessário.
• Logística, Viagens e Coordenação de Fornecedores: Coordenar viagens e logística de ponta a ponta para funcionários, executivos e convidados, incluindo voos, acomodações, transporte terrestre e arranjos relacionados. Fazer interface com fornecedores externos, garantindo que os serviços sejam entregues com precisão e em conformidade com os processos e orçamentos internos.
• Reuniões, Eventos e Coordenação no Local: Apoiar a organização e coordenação de reuniões e eventos internos e externos, incluindo configuração de salas e locais, catering, equipamentos e interação com fornecedores. Garantir que as reuniões e eventos ocorram sem problemas e que todos os requisitos logísticos sejam atendidos.
• Processos Operacionais e Ferramentas: Apoiar a implementação e o uso diário de fluxos de trabalho e ferramentas operacionais, incluindo BizAway, o Portal HelpDesk e SharePoint. Garantir que os pedidos sejam rastreados, as informações sejam mantidas com precisão e os processos sejam seguidos de forma consistente.
• Suporte à Governança: Fornecer suporte executivo e administrativo conforme necessário, trabalhando em estreita colaboração com o Gerente EA, Escritório e Logística para apoiar as atividades do Comitê de Gestão (MC). Garantir continuidade e cobertura total do suporte executivo e do conselho durante a ausência do Gerente EA, Escritório e Logística.

Seu Perfil

• Educação: Graduação em Administração de Empresas, Comunicação ou área relacionada preferencialmente.
• Experiência: Mais de 2 anos de experiência demonstrável como assistente de escritório ou em um papel administrativo semelhante.
• Habilidades/Conhecimentos/Competências Comportamentais: Proficiência em inglês. Excelentes habilidades organizacionais e de gerenciamento de tempo. Fortes habilidades de comunicação escrita e verbal. Criatividade na busca de soluções como parte de uma equipe. Capacidade de organizar eventos com múltiplas partes. Proficiência no Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Capacidade de multitarefa e priorização de tarefas em um ambiente dinâmico. Alto nível de profissionalismo e atenção aos detalhes. Capacidade de trabalhar de forma independente e como parte de uma equipe. Discrição e confidencialidade. Proativo e automotivado. Adaptável e engenhoso.

Ambiente de Trabalho: Modelo de trabalho híbrido com 2 dias por semana no escritório do Porto.

Por que nós? Uma emocionante oportunidade de trabalho aguarda você! A MoonLake é uma empresa dinâmica e inovadora que está ultrapassando os limites do possível, e estamos procurando indivíduos apaixonados para se juntar à nossa equipe estelar.

O que oferecemos:

• Ambiente de Aprendizado: Uma oportunidade de aprender e crescer ao lado de profissionais experientes em um ambiente de biotecnologia inovador.
• Trabalho Impactante: Contribuir para projetos inovadores que têm o potencial de transformar a saúde global.
• Flexibilidade e Equilíbrio: Trabalho híbrido, desfrutando de um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal enquanto faz contribuições significativas para nossa equipe.
• Crescimento na Carreira: Um caminho claro para progressão na carreira, com a chance de assumir mais responsabilidades à medida que você desenvolve suas habilidades.

Nossos Valores Fundamentais
Buscamos potenciais MoonLakers que incorporem nossos três valores fundamentais que impulsionam nossa busca pela excelência:

• Fazemos Ciência Estelar: Aspiramos criar terapias inovadoras que elevem os horizontes do tratamento, com ciência inovadora e alta qualidade, sempre.
• Vamos além: Aspiramos ser positivamente disruptivos em nosso campo e ousados na maneira como desafiamos as normas e uns aos outros.
• Desbloqueamos valor: Aspiramos criar valor a longo prazo para investidores e comunidades.