Num relance
- Tarefas: Coordena o escritório e apoia a equipa com tarefas administrativas e logísticas.
- Empresa: MASSLAB, um estúdio criativo e dinâmico no Porto.
- Benefícios: Remuneração ajustada à experiência e oportunidades de crescimento profissional.
- Outras informações: Integração numa equipa multicultural e dinâmica.
- Porquê este emprego: Trabalha num ambiente colaborativo e contribui para projetos internacionais.
- Qualificações: Experiência em gestão de escritório e excelente capacidade de organização.
O salário previsto situa-se entre 47250 - 57750 € por ano.
AMASSLAB está a recrutar um/a Office Manager & Executive Assistant para assumir a coordenação operacional do seu estúdio no Porto, numa posição full-time e presencial. A função combina gestão de escritório, controlo administrativo e financeiro, apoio à equipa e assistência executiva aos partners da empresa. A oportunidade destina-se a profissionais experientes, autónomos e altamente organizados, com experiência comprovada em Office Management, Executive Assistance ou funções administrativas sénior.
Responsabilidades:
- Supervisionar a manutenção, organização e logística do espaço de escritório;
- Gerir a receção, salas de reuniões e apoio a visitas ao estúdio;
- Coordenar fornecedores de limpeza, IT, software, material de escritório e outros serviços;
- Gerir stocks, contratos de serviços e requisitos de conformidade legal;
- Organizar documentação administrativa, incluindo faturas, seguros e contratos;
- Gerir pagamentos a fornecedores;
- Acompanhar o orçamento operacional anual e preparar reportes mensais de custos para Finance e Controller;
- Gerir pedidos de suporte de IT e apoiar a organização de reuniões e eventos;
- Organizar viagens da equipa e gerir plataformas de mobilidade e despesas;
- Apoiar a logística de onboarding em articulação com a equipa de People;
- Gerir agendas, compromissos e correspondência dos partners;
- Organizar viagens e despesas dos partners;
- Coordenar reuniões com clientes e visitas ao estúdio;
- Assegurar o funcionamento diário do escritório com autonomia, rigor e capacidade de priorização.
Requisitos:
- Experiência comprovada em Office Management, Executive Assistance ou funções administrativas sénior;
- Experiência no acompanhamento de orçamentos, negociação com fornecedores e conformidade administrativa;
- Excelente capacidade de organização e atenção ao detalhe;
- Capacidade comprovada para definir prioridades e trabalhar de forma autónoma;
- Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal;
- Elevado sentido de responsabilidade e fiabilidade profissional;
- Capacidade para gerir várias tarefas e prioridades num ambiente dinâmico;
- Fluência em português e inglês, oral e escrita;
- Conhecimentos avançados de Microsoft Office e/ou outras ferramentas de organização;
- Perfil estratégico, colaborativo e proativo;
- Forte capacidade de resolução de problemas.
Será valorizado:
- Experiência em ambientes empresariais de ritmo elevado;
- Conhecimentos de ferramentas de design.
Oferta:
- Posição full-time;
- Trabalho presencial no escritório da MASSLAB, no Porto;
- Remuneração ajustada à experiência comprovada;
- Integração numa equipa multicultural, dinâmica e criativa;
- Oportunidade de contribuir para projetos internacionais;
- Possibilidades de crescimento e desenvolvimento profissional;
- Pacote de benefícios;
- Ambiente de trabalho colaborativo, flexível e dinâmico no centro do Porto.
Empregador para Office Manager & Executive Assistant – Porto: MASSLAB
Na AtMASSLAB, não apenas projetamos edifícios – moldamos experiências que inspiram e desafiam a forma como vivemos juntos. Oferecemos um ambiente de trabalho colaborativo e dinâmico em Porto, onde a criatividade e a curiosidade são valorizadas. Com oportunidades de crescimento profissional e a chance de participar em projetos internacionais impactantes, somos o lugar ideal para arquitetos juniores que desejam fazer a diferença.
