Administrative Specialist in Porto

Por favor, envie o seu currículo em inglês; as candidaturas não submetidas em inglês não serão consideradas. Estamos à procura de pessoas que pensam fora da caixa e que se sentem confinadas em escritórios de advocacia convencionais. Quer trabalhar num ambiente de startup em rápido crescimento e disruptivo? Então, continue a ler.

Na Lexidy, trabalhamos com paixão e propósito! Ajudamos expatriados e empreendedores a fazer negócios e a realizar investimentos na Europa, oferecendo assistência de 360 graus para os momentos mais importantes das suas vidas. Somos uma Boutique Legal Tech que simplifica a vida dos nossos clientes, com uma abordagem digital e dinâmica.

A Equipa

Você fará parte do Departamento de Imigração, reportando ao Chefe de Imigração de Portugal e também dando suporte a outras áreas como Gestor de Escritório. Como uma equipa multifacetada, nossos especialistas podem responder a diferentes tipos de perguntas.

• Apoiar a equipe jurídica na otimização dos processos de imigração e na melhoria da experiência do cliente através de tecnologia inovadora e assistência dedicada.
• Fomentar a colaboração e a eficiência, contribuindo ativamente para um ambiente de equipe positivo focado na melhoria contínua e no cuidado com o cliente.
• Assistir a equipe jurídica com vários processos, incluindo:

• Organizar e gerenciar suprimentos de escritório, equipamentos e espaços de trabalho.
• Manter um ambiente de escritório limpo, organizado e funcional.
• Coordenar eventos e conferências.
• Atender chamadas telefónicas, redirecionando ou lidando com consultas conforme necessário.
• Organizar e atualizar sistemas de arquivamento, tanto digitais quanto físicos.
• Fornecer suporte básico de TI, como resolução de problemas de equipamentos e software de escritório.
• Garantir que o hardware e software do escritório estejam atualizados e funcionando.
• Registro nas Autoridades Fiscais.
• Organizar arquivos de clientes para abertura de conta bancária.
• Agendar compromissos e visitar autoridades públicas.
• Realizar acompanhamentos com autoridades legais sobre o status dos casos.
• Receber clientes e coordenar o uso da sala de reuniões.
• Lidar com correspondência recebida e enviada, incluindo digitalização e gerenciamento de correspondência do correio.
• Gerenciar o acesso ao escritório (porta) e garantir um ambiente profissional voltado para o cliente.
• Redigir e editar documentos e formulários legais usando ferramentas tecnológicas avançadas para aumentar a eficiência e precisão.
• Interagir com clientes para fornecer atualizações sobre documentação e processos via HubSpot.
• Implementar gatilhos automatizados no HubSpot para garantir que os clientes recebam atualizações de status em tempo hábil.
• Acompanhar clientes a compromissos, servindo como intérprete e garantindo uma experiência tranquila.
• Ajudar clientes a resolver desafios burocráticos e navegar por processos complexos.
• Apoiar advogados na realização de pesquisas jurídicas detalhadas para facilitar a preparação e estratégia de casos.
• Gerenciar correspondência com o correio e preparar solicitações de reembolso de despesas.
• Executar tarefas administrativas gerais para garantir operações de escritório suaves.
• Manter estrita confidencialidade e respeitar padrões éticos no manuseio de informações sensíveis de clientes, aderindo a códigos de conduta profissionais.
• Defender o uso eficaz da tecnologia dentro da equipe jurídica, promovendo melhores práticas e ferramentas que aumentem a produtividade e agilizem processos.
• Implementar, gerenciar e manter ferramentas de automação para agilizar processos legais e administrativos, garantindo integração suave com sistemas de software existentes.
• Fornecer treinamento e suporte técnico à equipe sobre ferramentas de automação, atuando como o principal ponto de contato para resolução de problemas.

O que você ganha com isso?

• Cultura organizacional aberta e colaborativa de advogados entusiastas.
• Ambiente informal, empreendedor e flexível em nossos escritórios.
• Café, bebidas e lanches saudáveis gratuitos.
• Um Plano de Desenvolvimento de Carreira: ocorre a cada seis meses e é focado exclusivamente em você.
• Uma rede de coaches e mentores para impulsionar suas habilidades de liderança e desenvolvimento pessoal.
• Acesso a plataformas de aprendizado e desenvolvimento.
• Modelo de trabalho flexível e híbrido.
• Oportunidades de Erasmus corporativo em nossos escritórios pela Europa.
• Responsabilidade é uma das nossas palavras favoritas. Buscamos formas autônomas e independentes de trabalhar.
• Oportunidades de crescimento, tanto local quanto globalmente.
• Diversidade: nenhum dia é igual e nunca há um momento monótono.

Você tem:

• Fluência em inglês e português (C1/C2). Outros idiomas são definitivamente um plus!
• Entusiasmo e curiosidade sobre ferramentas digitais, automação de processos e inovação.
• Experiência anterior em um papel administrativo jurídico é um plus.
• Uma atitude colaborativa, flexível e positiva - sempre disposto a aprender e ajudar a equipe a trabalhar bem junta.
• Paixão, energia e compromisso.
• Uma tendência natural de compartilhar conhecimento com seus colegas.
• Uma abordagem centrada no cliente. Você é um verdadeiro parceiro e alguém que se preocupa genuinamente com as pessoas que ajuda.
• Gosta de resolver problemas. Ama enfrentar desafios complexos e encontrar soluções criativas.
• É motivado e proativo. Participa voluntariamente de novos desafios sem esperar ser solicitado.

E isso seria incrível:

• Mentalidade empreendedora: a Lexidy está se expandindo. Precisamos das suas ideias de negócios para continuar a cruzar fronteiras.
• Experiência em uma startup em fase de hiper crescimento.
• Experiência com ferramentas digitais como Hubspot.
• Habilidades de gerenciamento de projetos, incluindo planejamento, priorização de trabalho e cumprimento de prazos.

Cuidamos dos nossos funcionários criando um espaço de desenvolvimento profissional e pessoal. Todos os funcionários são incentivados a serem pensadores livres e sugerirem soluções que possam beneficiar a empresa. Acreditamos que um ambiente de trabalho acolhedor e amigável ajuda a promover um senso geral de tranquilidade, essencial para a satisfação do cliente. Por fim, na Lexidy, gravatas são banidas e é obrigatório se divertir!

Na Lexidy, inclusão e diversidade são essenciais. Incentivamos pessoas de todos os grupos étnicos, gêneros, sexualidades, idades e habilidades a se candidatar. Queremos ouvir você! Junte-se a um desafio emocionante! Candidate-se agora.