People Operations Specialist in Lisbon

Esta posição é listada em nome de uma empresa parceira, que gere todas as candidaturas e os próximos passos. A nossa parceira está à procura de um Especialista em Operações de Pessoas baseado em Portugal. Como Especialista em Operações de Pessoas, você ajudará a garantir operações de RH suaves, fiáveis e bem organizadas dentro de uma organização internacional em rápido crescimento. Você apoiará os colaboradores ao longo da sua jornada, desde a integração e documentação até pedidos diários de RH e verificações de emprego.

Trabalhando em estreita colaboração com o Líder de Operações de Pessoas, você contribuirá para fluxos de trabalho eficientes, registos de colaboradores precisos e uma experiência positiva para os colaboradores. Você colaborará com as equipas de Pessoas, Talento, TI, gestores de contratação e outras equipas para manter processos essenciais a funcionar sem problemas. Este papel oferece a oportunidade de fortalecer a sua experiência em RH, aprender novos sistemas e assumir responsabilidades operacionais recorrentes. Você também contribuirá para projetos que melhorem processos internos e apoiem o crescimento contínuo da organização. Totalmente remoto e adequado a um profissional em início de carreira, esta posição oferece um ambiente envolvente onde a atenção aos detalhes, iniciativa e colaboração fazem uma diferença significativa.

Responsabilidades:

• Fornecer apoio aos colaboradores: Servir como ponto de contacto diário para questões relacionadas com Pessoas, oferecendo respostas claras e úteis, rastreando pedidos e escalando questões sensíveis ou desconhecidas quando necessário.
• Coordenar a integração: Colaborar com Talento, gestores de contratação, TI e outras partes interessadas para coordenar atividades de integração, manter listas de verificação e garantir que os novos colaboradores estejam preparados para o seu primeiro dia.
• Gerir verificações de emprego: Processar pedidos de verificação de emprego de acordo com procedimentos estabelecidos, garantindo precisão, profissionalismo e confidencialidade.
• Coordenar verificações de antecedentes: Administrar plataformas de verificação de antecedentes, monitorar casos pendentes, seguir com as partes relevantes e elevar descobertas a decisores autorizados.
• Manter registos de colaboradores: Manter os sistemas de RH precisos e atualizados, revisando informações dos colaboradores, organizando documentação e mantendo registos fiáveis.
• Preparar documentação de RH: Redigir, organizar e manter documentos rotineiros de colaboradores sob a orientação do Líder de Operações de Pessoas.
• Monitorar fluxos de trabalho e prazos: Manter rastreadores e documentação de processos, seguir tarefas pendentes e identificar potenciais atrasos ou lacunas operacionais antes que sejam escaladas.
• Apoiar melhorias de processos: Contribuir para projetos do ciclo de vida do colaborador melhorando fluxos de trabalho, atualizando guias internos e completando tarefas de projeto atribuídas.
• Colaborar entre equipas: Trabalhar em estreita colaboração com Pessoas, Talento e parceiros interfuncionais para garantir comunicação consistente e operações diárias eficientes.

Requisitos:

• Experiência relevante: 2–3 anos de experiência em RH e/ou Talento, com envolvimento prático em coordenação, apoio a colaboradores ou candidatos e processos administrativos.
• Excelentes habilidades organizacionais: Capacidade de gerir prioridades concorrentes, manter rastreadores claros, cumprir prazos e rever cuidadosamente registos e documentação.
• Mentalidade proativa: Disposição para antecipar os próximos passos, seguir de forma independente, assumir responsabilidades rotineiras e sinalizar potenciais problemas precocemente.
• Fortes habilidades de comunicação: Comunicação clara, empática e profissional, combinada com uma abordagem orientada para o serviço ao apoiar colaboradores e colegas.
• Adaptabilidade e disposição para aprender: Capacidade de navegar em sistemas desconhecidos, aprender novos processos, fazer perguntas ponderadas e incorporar feedback.
• Discrição e bom julgamento: Capacidade de lidar com informações confidenciais de colaboradores de forma responsável e reconhecer quando uma questão ou situação requer orientação gerencial.
• Proficiência digital: Confiança no uso de folhas de cálculo e ferramentas digitais, com a capacidade de aprender e trabalhar efetivamente com sistemas de informação de RH.

Vantagens adicionais:

• Experiência em uma startup ou organização em rápido crescimento; exposição à coordenação de integração, administração de HRIS ou ATS, verificações de emprego ou plataformas de verificação de antecedentes; e experiência em apoiar equipas distribuídas ou internacionais.
• Flexibilidade de fuso horário: Alguma sobreposição com o horário de trabalho do horário do Leste dos EUA é benéfica.

Benefícios:

• Trabalho totalmente remoto: Trabalhe remotamente a partir de uma localização elegível na Ucrânia ou na União Europeia, sujeito aos arranjos de emprego do papel.
• Desenvolvimento profissional: Construa uma experiência mais ampla em Operações de Pessoas enquanto aprende novos sistemas, processos e melhores práticas de RH.
• Experiência prática: Ganhe exposição prática ao ciclo de vida completo do colaborador, incluindo integração, apoio a colaboradores, documentação e coordenação de verificações de antecedentes.
• Ambiente internacional em crescimento: Colabore com equipas distribuídas e partes interessadas interfuncionais em uma organização dinâmica.
• Aumento de responsabilidade: Assuma a responsabilidade por tarefas operacionais estabelecidas enquanto contribui para projetos e melhoria contínua de processos.
• Gestão de apoio: Trabalhe diretamente com o Líder de Operações de Pessoas, com orientação e feedback enquanto desenvolve suas habilidades e responsabilidades.
• Contribuição significativa: Ajude a melhorar as experiências dos colaboradores, fortalecer processos internos e apoiar o crescimento da organização.