Matching Operations Coordinator in Lisbon

Esta posição é listada em nome de uma empresa parceira, que gerencia todas as candidaturas e próximos passos. A nossa parceira está à procura de um Coordenador de Operações de Matching baseado em Portugal.

Como Coordenador de Operações de Matching, você desempenhará um papel central em manter a comunicação e as operações funcionando suavemente entre profissionais talentosos e equipes internas. Você gerenciará relacionamentos em contas atribuídas, garantindo que a informação flua de forma clara, pontual e eficaz. O papel combina comunicação com stakeholders, coordenação de contas, execução administrativa e melhoria contínua de processos. Você monitorará proativamente o progresso dos projetos, identificará potenciais problemas e ajudará a criar oportunidades para relacionamentos mais fortes entre clientes e talentos. O sucesso requer excelente organização, bom julgamento, atenção aos detalhes e a capacidade de trabalhar de forma independente. Em um ambiente remoto e dinâmico, você terá uma propriedade significativa enquanto colabora com equipes de diferentes funções e geografias.

Responsabilidades:

• Atuar como o principal ponto de comunicação entre profissionais que trabalham em compromissos com clientes e stakeholders internos, garantindo compartilhamento de informações claro, oportuno e eficaz.
• Gerenciar independentemente a comunicação através de múltiplos canais, com forte ênfase na comunicação escrita profissional.
• Manter contato regular com profissionais em contas atribuídas para entender o status do projeto, identificar desafios potenciais e abordar proativamente questões antes que se agravem.
• Identificar e buscar oportunidades relevantes de upsell e cross-sell enquanto mantém relacionamentos fortes e profissionais.
• Gerenciar tarefas administrativas relacionadas à conta e ações operacionais de acordo com processos e diretrizes estabelecidos.
• Manter comunicação proativa com colegas através de ferramentas como Slack e Zoom durante as horas de trabalho designadas.
• Organizar, atualizar e manter documentação de processos e diretrizes para que a informação permaneça precisa e facilmente acessível.
• Apoiar atividades de integração para novos membros da equipe e ajudá-los a se familiarizar com ferramentas, processos e fluxos de trabalho.
• Contribuir para projetos estratégicos e ad-hoc que apoiem a eficiência operacional e os objetivos da equipe.
• Analisar dados operacionais quando relevante, identificar tendências e traduzir descobertas em melhorias acionáveis.
• Identificar proativamente oportunidades para melhorar processos, aumentar a eficiência e fortalecer o fluxo de trabalho geral de matching e operações.
• Gradualmente assumir maior responsabilidade sobre estratégias operacionais e tornar-se um especialista no assunto dentro da função.

Requisitos:

• Licenciatura ou qualificação superior equivalente.
• 2–3+ anos de experiência em coordenação, suporte a operações, suporte ao cliente, gestão de contas ou função relacionada.
• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal, com a capacidade de manter comunicação clara e profissional com diversos stakeholders.
• Fortes habilidades de gestão de stakeholders e a capacidade de prevenir lacunas de comunicação, mal-entendidos e fricções operacionais.
• Excelentes habilidades organizacionais e forte atenção aos detalhes, com a capacidade de priorizar tarefas e executar eficientemente.
• Mentalidade de auto-iniciativa com alto nível de responsabilidade e a capacidade de gerenciar independentemente fluxos de trabalho, tarefas e contas atribuídas.
• Bom julgamento profissional e a capacidade de tomar decisões sensatas de forma independente enquanto trabalha dentro de processos e diretrizes estabelecidos.
• Capacidade de seguir processos definidos com precisão e consistência, incluindo tomar decisões apropriadas quando a informação está incompleta.
• Adaptabilidade e disposição para aprender rapidamente à medida que processos, prioridades e necessidades de negócios evoluem.
• Mentalidade colaborativa, com disposição para compartilhar conhecimento, apoiar colegas e aprender com os companheiros de equipe.
• Proficiência com Google Sheets e Google Docs para processamento, organização, análise e apresentação de dados.
• Mentalidade orientada por dados e a capacidade de analisar informações operacionais, identificar tendências e transformar descobertas em ações práticas é um diferencial.
• Mentalidade de melhoria contínua, com iniciativa para identificar ineficiências e recomendar melhores formas de trabalhar.
• Experiência em gestão de projetos ou formação técnica é vantajosa.
• Capacidade de prosperar em um ambiente dinâmico e em rápida mudança enquanto gerencia múltiplos prazos, prioridades e relacionamentos com stakeholders.
• Alto nível de propriedade e profissionalismo, com a capacidade de operar efetivamente como um colaborador individual em vez de depender de outros para direcionar seu trabalho.
• Fortes habilidades de comunicação em inglês, uma vez que currículos e a comunicação profissional do dia a dia devem ser conduzidos em inglês.

Benefícios:

• Posição totalmente remota, oferecendo flexibilidade para trabalhar de qualquer lugar dentro da região elegível.
• Oportunidade de trabalhar em uma organização global e distribuída e colaborar com colegas e profissionais de diferentes geografias.
• Alto grau de autonomia e propriedade sobre contas, fluxos de trabalho e responsabilidades atribuídas.
• Exposição a operações de talentos, gestão de stakeholders, coordenação de contas e processos operacionais orientados por dados.
• Oportunidades para contribuir em projetos estratégicos e iniciativas de melhoria contínua além das responsabilidades diárias.
• Integração estruturada e desenvolvimento progressivo, com aumento de responsabilidade ao longo do primeiro ano.
• Oportunidade de se desenvolver como um especialista no assunto dentro das operações de matching.
• Ambiente colaborativo focado em compartilhamento de conhecimento, inovação e crescimento profissional.
• Ambiente dinâmico que oferece exposição a uma ampla gama de desafios operacionais e situações de negócios.