Records Manager in Lisbon

Esta posição é listada em nome de uma empresa parceira, que gerencia todas as candidaturas e próximos passos. O nosso parceiro está à procura de um Gestor de Registos baseado em Portugal. Esta é uma oportunidade flexível e fracionada para um profissional experiente em registos, conformidade ou governança da informação, para estabelecer e gerenciar um arquivo controlado e um sistema de revisão de conhecimento.

Você desempenhará um papel crítico na determinação do que deve ser preservado, como os registos são rastreados e qual material está pronto para entrada em um ambiente de conhecimento governado. O papel combina gestão meticulosa de registos com o uso responsável de ferramentas de IA aprovadas para acelerar os processos de classificação e inventário. Seu julgamento será central, com cada decisão significativa assistida por IA exigindo verificação humana e revisão cuidadosa. Você trabalhará de forma independente, identificará riscos precocemente e garantirá que informações sensíveis sejam tratadas com excepcional discrição. Esta posição é particularmente adequada para alguém que valoriza precisão, responsabilidade e fortes práticas de governança da informação.

Responsabilidades:

• Receber, preservar, organizar e rastrear a custódia de registos autorizados e arquivos fonte durante o processo de revisão e arquivamento.
• Rever informações recebidas quanto à sensibilidade, propriedade, completude e elegibilidade para admissão no ambiente de conhecimento governado.
• Usar ferramentas de IA aprovadas para acelerar o inventário, classificação e revisão de informações, validando pessoalmente todas as decisões materiais antes de serem finalizadas.
• Identificar e elevar imediatamente registos ausentes, corrompidos, incompletos, sensíveis ou de alto risco.
• Manter rastreamento preciso de registos, decisões de revisão, itens pendentes e riscos relevantes.
• Aplicar julgamento profissional sólido ao determinar se a informação é adequada para preservação ou revisão adicional.
• Fornecer um relatório semanal conciso cobrindo o trabalho concluído, backlog restante, decisões-chave e riscos identificados.
• Ajudar a estabelecer processos e controles confiáveis para uma nova ou evolutiva função de governança de registos e conhecimento.
• Escalar incertezas ou ambiguidades em vez de fazer suposições não fundamentadas, garantindo que a informação seja tratada de forma consistente e responsável.

Requisitos:

• Experiência profissional em gestão de registos, governança da informação, conformidade, auditoria, operações legais ou um campo intimamente relacionado.
• Excepcional discrição e capacidade demonstrada de lidar com informações altamente confidenciais ou sensíveis de forma responsável.
• Forte atenção aos detalhes e um alto padrão de precisão, documentação e integridade dos registos.
• Confortável trabalhando com ferramentas assistidas por IA e capaz de identificar erros, limitações ou recomendações inadequadas produzidas pela IA.
• Fortes habilidades de comunicação escrita, com a capacidade de documentar decisões, resumir descobertas e comunicar riscos claramente.
• Julgamento sólido e uma abordagem disciplinada para escalar incertezas, inconsistências e potenciais preocupações de conformidade.
• Capacidade de trabalhar de forma independente e gerenciar responsabilidades efetivamente dentro de um engajamento de horas limitadas.
• Experiência em estabelecer um arquivo, processo de gestão de registos ou função de governança desde o início é um diferencial.
• Familiaridade com retenções legais, requisitos de privacidade, práticas de cibersegurança ou controles relacionados à governança da informação é vantajosa.
• Experiência em projetar controles de revisão humana ou processos de garantia de qualidade para fluxos de trabalho assistidos por IA é um bônus.
• Uma mentalidade focada em responsabilidade, precisão e prevenção de informações não verificadas se tornarem parte de um ambiente de conhecimento oficial.

Benefícios:

• Engajamento contratual fracionado de até 8 horas por semana.
• Engajamento piloto de 8 semanas.
• Arranjo de trabalho flexível de qualquer lugar.
• Seguro de saúde HMO.
• Tempo livre pago.
• Oportunidades de promoção.
• Potencial para aumentos salariais.
• Oportunidade de contribuir para o desenvolvimento de uma nova função de governança de registos e conhecimento.
• Estrutura flexível adequada a profissionais experientes que buscam trabalho significativo sem um compromisso de tempo integral.