Finance & Administrative Operations Coordinator in Lisbon

Esta posição é listada em nome de uma empresa parceira, que gerencia todas as candidaturas e próximos passos. A nossa parceira está à procura de um Coordenador de Operações Financeiras e Administrativas baseado em Portugal. Esta é uma função prática de finanças e operações de negócios que apoia uma pequena empresa em crescimento num ambiente dinâmico.

Você irá combinar contas a receber, reconciliação, suporte à contabilidade, coordenação da folha de pagamento e operações administrativas. O papel requer forte experiência prática com QuickBooks Desktop, acompanhamento de pagamentos, registros financeiros e relatórios baseados em Excel. Você assumirá a responsabilidade por tarefas financeiras recorrentes enquanto resolve proativamente discrepâncias, informações faltantes e itens pendentes.

O sucesso nesta posição depende de organização, persistência, atenção aos detalhes e a capacidade de trabalhar de forma independente. Você também ajudará a melhorar processos, manter documentação e garantir que as atividades financeiras e operacionais do dia a dia sejam realizadas de forma eficiente.

Responsabilidades:

• Gerenciar revisões semanais de contas a receber, identificar saldos em atraso e seguir proativamente os pagamentos pendentes dos clientes.
• Manter listas de itens abertos e rastreadores de acompanhamento para saldos não resolvidos, exceções de pagamento, informações faltantes e outros problemas financeiros.
• Manter registros de clientes, pagamentos, depósitos, extratos e relatórios de AR no QuickBooks Desktop.
• Coordenar com recebíveis, cobranças, contabilidade e contatos de clientes para resolver exceções de pagamento, créditos não aplicados, itens em atraso e saldos abertos.
• Monitorar depósitos de cheques, dinheiro e ordens de pagamento coletadas pela equipe de campo e reconciliar pagamentos esperados dos clientes contra registros bancários e contábeis.
• Gerenciar o processamento de cheques físicos e acompanhar depósitos ou itens de pagamento pendentes.
• Usar plataformas de faturamento como Service Channel e sistemas relacionados para monitorar exceções de faturamento e problemas de pagamento.
• Comparar registros de faturas, clientes e pagamentos entre RouteStar, QuickBooks e outros sistemas para identificar e resolver divergências.
• Preparar relatórios baseados em Excel, reconciliações, rastreadores financeiros e outros relatórios operacionais.
• Reunir recibos e documentação de suporte para despesas comerciais, incluindo combustível, suprimentos, manutenção, uniformes, custos de veículos, compras de fornecedores e outras atividades de cartão.
• Identificar variações incomuns, documentação faltante, discrepâncias e outros problemas que exigem investigação ou acompanhamento.
• Coordenar com a equipe de contabilidade respondendo perguntas, reunindo documentos de origem, rastreando solicitações pendentes e garantindo que a documentação seja entregue prontamente.
• Preparar informações de suporte à folha de pagamento, incluindo comissões, itens de pagamento adicionais, reembolsos, cheques de contracheque e documentação de suporte.
• Reunir informações de folha de pagamento de novos contratados e manter registros organizados de suporte à folha de pagamento enquanto acompanha detalhes faltantes.
• Manter rastreadores de itens abertos semanais, listas de verificação, atualizações de status e cronogramas de tarefas recorrentes.
• Apoiar a gestão de inventário e recebimento, pedidos de suprimentos de escritório e coordenação administrativa relacionada à frota.
• Preparar e encaminhar documentos relacionados a clientes e fornecer suporte administrativo rotineiro, incluindo agendamento, manutenção de registros, rastreamento de tarefas e acompanhamento.
• Apoiar atividades administrativas relacionadas a RH sob a direção de consultores ou gerentes designados.
• Comunicar-se proativamente com clientes, fornecedores, contadores, contatos corporativos e partes interessadas internas para obter informações e manter as tarefas em andamento.
• Ajudar a criar, documentar e melhorar processos recorrentes e procedimentos operacionais padrão.
• Fornecer suporte adicional financeiro, administrativo e operacional conforme necessário dentro do escopo de trabalho acordado.

Requisitos:

• Experiência prática sólida com QuickBooks Desktop é necessária.
• Experiência prática em contas a receber, incluindo acompanhamento de pagamentos e coordenação de cobranças.
• Experiência em reconciliar pagamentos de clientes, depósitos, atividade bancária e registros contábeis.
• Formação em administração financeira, contabilidade, suporte contábil ou função relacionada.
• Fortes habilidades em Microsoft Excel e confiança na preparação de relatórios, rastreadores, reconciliações e análises financeiras.
• Experiência em identificar discrepâncias, documentação faltante, variações incomuns e exceções de pagamento.
• Experiência em reconciliar pagamentos de clientes contra registros bancários e contábeis é preferida.
• Familiaridade com Service Channel ou plataformas de faturamento multi-serviço/cliente semelhantes é uma vantagem.
• Experiência com RouteStar é um diferencial.
• Experiência em suporte à folha de pagamento é fortemente preferida.
• Experiência em operações, administração de escritório, comunicação com clientes/fornecedores ou pequenas empresas é altamente valiosa.
• Experiência em administração de RH é benéfica, assim como exposição à administração de inventário ou frota.
• Fortes habilidades organizacionais com a capacidade de manter rastreadores precisos, listas de verificação e listas de itens abertos.
• Abordagem proativa e persistente para seguir pagamentos em atraso, informações faltantes e solicitações não resolvidas.
• Capacidade de trabalhar de forma independente e assumir a responsabilidade por responsabilidades financeiras e operacionais recorrentes.
• Fortes habilidades de comunicação e construção de relacionamentos, incluindo confiança ao se comunicar por telefone e e-mail.
• Recursos, orientado a detalhes e confortável trabalhando em uma pequena empresa onde os processos ainda podem estar em desenvolvimento.
• Capacidade de gerenciar múltiplas prioridades enquanto mantém precisão e cumpre prazos.
• Familiaridade com Microsoft Office, Google Workspace, plataformas de folha de pagamento/controle de tempo e sistemas empresariais relacionados.
• Habilidades de comunicação profissional em inglês são necessárias; bilíngue em espanhol é um diferencial.
• Capacidade de trabalhar no horário acordado das 9:00 AM às 5:00 PM EST, de segunda a sexta-feira.

Benefícios:

• Engajamento de contratante independente em tempo integral de 40 horas por semana.
• Oportunidade remota para candidatos elegíveis próximos.
• Horário de segunda a sexta-feira, geralmente das 9:00 AM às 5:00 PM EST.
• Taxas competitivas para contratantes.
• Pagamentos semanais.
• Treinamento gratuito e oportunidades de aprimoramento.
• Suporte e orientação contínuos durante o engajamento.
• Acesso a uma comunidade profissional de apoio.
• Oportunidade de desenvolver experiência em finanças, contabilidade, administração, suporte à folha de pagamento e operações de negócios.
• Potencial para contribuir para a melhoria de processos e o desenvolvimento de fluxos de trabalho operacionais mais eficientes.
• Exposição a clientes internacionais e ferramentas modernas de suporte financeiro e empresarial.