Directorate Officer in Braga

Estamos à procura de um Diretor de Escritório experiente para fornecer suporte administrativo e operacional de alto nível ao Escritório da Direção. Esta é uma nova posição, projetada para garantir a coordenação eficaz das funções executivas, reuniões institucionais e compromissos de alto nível. O papel envolve gerenciar uma ampla gama de tarefas e requer um profissional proativo, orientado para detalhes e prático, com fortes habilidades organizacionais, tato diplomático e flexibilidade.

O candidato selecionado colaborará estreitamente com partes interessadas internas e externas para gerenciar responsabilidades críticas e garantir o funcionamento diário contínuo do Escritório da Direção. O candidato deve estar disponível para começar em setembro/outubro de 2025.

Deveres do Trabalho

As principais funções do trabalho serão as seguintes:

• Fornecer suporte administrativo profissional e pessoal à Direção na gestão de agendas, planejamento avançado, reuniões, visitas oficiais e prioridades diárias;
• Manter registros de transações comerciais e pessoais e enviar relatórios de despesas;
• Garantir a coordenação eficiente dos procedimentos administrativos e fluxos de tarefas internas dentro do Escritório da Direção, apoiando o funcionamento eficaz da equipe;
• Organizar e documentar reuniões e eventos em nível de Direção, incluindo agendamento, preparação de agenda, atas de reuniões, logística, documentação e acompanhamento;
• Antecipar necessidades, propor melhorias e tomar a iniciativa para simplificar procedimentos administrativos e melhorar a coordenação dentro da Direção, bem como entre a Direção e os conselhos internos e externos do INL;
• Interagir com partes interessadas seniores e partes externas (por exemplo, entidades governamentais, missões diplomáticas e instituições parceiras) para organizar reuniões e visitas oficiais;
• Redigir, revisar e gerenciar correspondência oficial e comunicações institucionais;
• Organizar e manter registros e arquivos institucionais de acordo com os padrões de gestão da informação do INL;
• Facilitar o processo de assinaturas oficiais e assinaturas eletrônicas para os representantes legais do INL;
• Monitorar e apoiar atividades relacionadas ao protocolo, garantindo alinhamento com normas diplomáticas e padrões institucionais;
• Fornecer suporte administrativo consistente para Sessões do Conselho e estender suporte a outros órgãos de governança do INL conforme necessário.

Qualificações Obrigatórias

Educação: Grau em Administração, Relações Internacionais ou área relacionada.

Experiência e Habilidades Técnicas: Mínimo de 3 anos de experiência relevante em funções de suporte administrativo executivo ou de alto nível; Fluente em inglês (falado e escrito); Proficiência em MS Office e ferramentas administrativas digitais.

Outras Qualificações e Habilidades Preferenciais

Experiência em trabalhar em organizações internacionais, ambientes diplomáticos ou escritórios executivos seniores; Experiência em coordenar arranjos de viagem e atividades relacionadas ao protocolo.

Habilidades Pessoais

Demonstra discrição e integridade ao lidar com assuntos sensíveis ou confidenciais; Mantém fortes habilidades organizacionais e de gestão do tempo para lidar eficientemente com múltiplas prioridades; Presta atenção aos detalhes para garantir precisão no agendamento, documentação e tarefas administrativas; Adota uma abordagem proativa e prática, com a capacidade de antecipar necessidades e agir de forma independente; Comunica-se com clareza, diplomacia e respeito em interações internas e externas; Demonstra flexibilidade em relação a demandas e prioridades em mudança, mantendo a calma e o foco; Colabora efetivamente dentro de uma equipe, enquanto também trabalha de forma oportuna e confiante em responsabilidades individuais; Aborda desafios com bom julgamento e uma mentalidade orientada para soluções.

Benefícios

Benefícios fiscais e outros privilégios diplomáticos. Seguro de saúde privado. Subsídios familiares (de acordo com a situação familiar). Serviço de creche gratuito nas instalações do INL (sujeito à disponibilidade). Apoio para taxas de educação de filhos dependentes. Apoio à realocação. 2,5 dias por mês de férias anuais.

Como se Candidatar

A candidatura deve ser em inglês e incluir os seguintes documentos obrigatórios: Diplomas Acadêmicos e/ou Profissionais. Instruções para candidatura online: A candidatura é feita online clicando no botão "Candidatar" abaixo; O candidato deve completar todas as seções obrigatórias do formulário de candidatura online; O candidato deve submeter os documentos obrigatórios mencionados acima em formato pdf, incluindo-os na seção "Arquivos Adicionais" usando o botão "Adicionar portfólio". Candidaturas incompletas, incluindo a falha em fornecer documentos obrigatórios ou fornecer informações imprecisas, resultarão na não consideração da candidatura.

Como Funciona o Processo de Seleção

A. Verificação de elegibilidade das candidaturas: Esta fase será realizada com base nos requisitos obrigatórios, educação, experiência e habilidades técnicas definidas para o trabalho, bem como a validação dos documentos obrigatórios. Apenas candidatos que atendam aos critérios de elegibilidade avançarão para a próxima fase.

B. Avaliação de CV: O Comitê de Seleção avaliará as candidaturas elegíveis com base em seus CV e outros documentos submetidos e a adequação para a posição. Os candidatos melhor classificados serão pré-selecionados para a(s) fase(s) de entrevista.

C. Entrevista(s): As entrevistas podem ser realizadas em diferentes formatos: gravação de vídeo, online ou presencial. A entrevista baseada em perguntas avaliará a correspondência entre o perfil do candidato e os requisitos para a posição, incluindo as habilidades técnicas e pessoais. Para melhor apoiar esta fase, pode ser solicitado ao candidato que prepare uma breve apresentação.

D. Nomeação: O candidato selecionado será nomeado e formalmente oferecido a posição, incluindo a divulgação das condições contratuais.

Informações Adicionais

Valorizamos muito seu interesse em fazer parte da experiência do INL e é importante para nós manter boas comunicações com todos os candidatos. Não importa o resultado de sua candidatura, sempre forneceremos feedback.

Princípio de Igualdade de Oportunidades e Não Discriminação

O INL segue um princípio de não discriminação e acesso igual, pelo qual nenhum candidato pode ser privilegiado, beneficiado, prejudicado ou privado de quaisquer direitos, ou isento de deveres com base em questões discriminatórias. O prazo de anúncio pode ser estendido a qualquer momento sem aviso prévio para melhorar a adequação e eficácia do processo de recrutamento.

Sobre o INL

O INL é uma organização intergovernamental estabelecida pelos seus Estados Membros, Portugal e Espanha, sob a lei internacional. Como tal, o INL goza de um status diplomático e legal privilegiado, comparável ao de outras organizações internacionais. Este status único é regido pelo Estatuto do INL e pelo Acordo de Sede com a República Portuguesa, que conferem tanto ao INL quanto aos seus funcionários direitos e obrigações específicos.