Executive Administrative Assistant in Almada

Hiire está a apoiar uma empresa de tecnologia portuguesa líder que opera num setor altamente especializado e regulamentado, recrutando um Assistente Administrativo Executivo para se juntar à equipa.

Visão Geral da Empresa: EID é uma empresa de alta tecnologia com sede em Portugal, operando principalmente no setor da Defesa. Com um forte histórico e profunda experiência em eletrónica e comunicações, a empresa projeta, fabrica e suporta soluções avançadas e de alto desempenho para ambientes complexos e exigentes. A EID é impulsionada por um foco contínuo na inovação e o seu crescimento baseia-se na capacidade de desenvolver e entregar produtos tecnologicamente avançados adaptados às necessidades específicas dos clientes.

No núcleo do sucesso da EID está a sua equipa de profissionais altamente qualificados, com uma forte concentração de engenheiros em eletrónica, software e comunicações. A sua experiência desempenha um papel fundamental na formação das capacidades e evolução contínua da empresa.

O Que Você Fará: Como Assistente Administrativo Executivo, você será o suporte operacional chave para a liderança sênior: coordenando agendas, gerindo correspondência, preparando documentos e garantindo um funcionamento administrativo sem falhas. Você servirá como um ponto de contato crítico, representando o escritório de forma profissional e mantendo a eficiência organizacional.

Responsabilidades Principais:

• Suporte Executivo: Fornecer assistência administrativa de alto nível, incluindo gestão de calendário, coordenação de reuniões e arranjos de viagem. Redigir e preparar correspondência, apresentações, relatórios e outros documentos conforme necessário. Actuar como o principal elo de ligação entre executivos e partes interessadas internas/externas.
• Gestão de Documentos e Arquivos: Gerir e organizar sistemas de documentação e arquivos físicos/digitais. Garantir o arquivo, recuperação e manutenção adequados de registos confidenciais. Rastrear e gerir procedimentos administrativos e documentação oficial.
• Comunicação e Coordenação: Lidar com comunicações recebidas e priorizar mensagens de acordo com a urgência. Coordenar reuniões, compromissos e compromissos executivos. Manter relações profissionais com clientes, parceiros e visitantes.
• Protocolo Diplomático: Aplicar protocolos diplomáticos ao lidar com comunicações e eventos formais. Garantir que os padrões de representação apropriados sejam mantidos em todas as interações.

O Que Você Trará:

• Educação: Ensino médio completo ou licenciatura em Relações Públicas ou área similar.
• Experiência Profissional: Mínimo de 3 anos de experiência em funções semelhantes (assistente executivo e funções secretarial executivas).
• Competências Técnicas: Fluência em inglês (falado e escrito), experiência em gestão de documentos e arquivos, proficiência em ferramentas e sistemas de administração de escritório, carta de condução válida.
• Competências Comportamentais: Excelentes habilidades de comunicação, dinamismo e iniciativa, fortes habilidades interpessoais e de construção de relacionamentos, postura profissional e discrição, excelência organizacional, resolução proativa de problemas.

Qualificações Preferenciais: Conhecimento de protocolos diplomáticos, experiência em ambientes administrativos corporativos ou institucionais.

O Que Oferecemos: Desenvolvimento sustentado e progressivo do know-how do candidato, pacote competitivo de acordo com a experiência, uma cultura de trabalho que enfatiza o indivíduo, oferecendo soluções de trabalho flexíveis, 22 dias de férias, mais 2 dias extras fixados pela empresa e o seu aniversário de folga, seguro de saúde privado.