Administrative Assistant

Modelo de trabalho: Part-time | híbrido (2 dias por semana no escritório)

Sobre a Six Floor Solutions

A Six Floor Solutions constrói tecnologia que permite que organizações de esportes e notícias desbloqueiem o valor total de seus vídeos. Nossa plataforma utiliza visão computacional e aprendizado de máquina para processar transmissões ao vivo ou arquivadas — detectando automaticamente momentos-chave, gerando destaques e produzindo conteúdo pronto para transmissão, sem depender de feeds de dados externos. Trabalhamos com emissoras globais, clubes profissionais e federações em futebol, tênis, futebol americano, basquete e mais. Somos uma empresa em fase de crescimento, nossa lista de clientes está se expandindo rapidamente e, à medida que o negócio cresce, queremos fortalecer as operações internas que apoiam nossas pessoas, clientes e tecnologia.

A Função

Estamos à procura de um Assistente Administrativo experiente e altamente organizado para apoiar as operações administrativas, financeiras e relacionadas às pessoas do dia a dia da Six Floor Solutions. Este é um papel de meio período com presença diária, idealmente todas as manhãs. Você trabalhará em estreita colaboração com a gestão e atuará como um elo importante entre a empresa, nossos parceiros contábeis externos, fornecedores e funcionários. O papel combina administração geral, gestão de escritório, suporte financeiro e alguma administração de RH.

O que você fará

• Administração & Gestão de Escritório
  • Gerenciar as necessidades administrativas diárias do escritório e da equipe mais ampla.
  • Manter a documentação da empresa organizada e atualizada.
  • Tratar processos administrativos e burocráticos recorrentes.
  • Coordenar suprimentos de escritório, compras, entregas e logística geral.
  • Interagir com fornecedores e prestadores de serviços externos.
  • Apoiar a organização de reuniões, atividades internas e outros requisitos operacionais.
  • Coordenar a compra e gestão de merchandising da empresa.
  • Manter o controle de prazos administrativos, renovações e obrigações recorrentes.
• Suporte Financeiro & Contábil
  • Atuar como ponto de contato com a equipe contábil externa da empresa.
  • Reunir, organizar e compartilhar faturas, recibos e outros documentos contábeis.
  • Apoiar reconciliações bancárias e administração financeira rotineira.
  • Manter registros organizados de despesas e documentação de apoio.
  • Seguir internamente quando informações financeiras ou contábeis estiverem faltando.
  • Apoiar a preparação de pagamentos e administração de fornecedores quando necessário.
  • Manter os arquivos de controle orçamentário, atualizando despesas e receitas por item para apoiar o acompanhamento da execução do orçamento.
  • Manter os arquivos de controle de fluxo de caixa, incluindo previsões de pagamento de IVA, atualizadas automaticamente a partir de dados de faturas carregadas e reconciliação.
• Administração de RH & Pessoas
  • Apoiar a administração diária de RH e documentação de funcionários.
  • Manter registros de funcionários organizados e precisos.
  • Apoiar a administração de integração e desligamento.
  • Coordenar documentação e informações com parceiros de folha de pagamento/contabilidade quando necessário.
  • Ajudar a gerenciar contratos, registros de ausências, férias e outros processos recorrentes relacionados às pessoas.
  • Apoiar a organização de iniciativas internas da equipe e logística relacionada aos funcionários.
  • Fornecer suporte administrativo geral em tópicos de Pessoas/RH à medida que a empresa continua a crescer.

O que estamos procurando

• Experiência anterior como Assistente de RH, Assistente Administrativo, Assistente de Escritório, Gerente de Escritório, Administrador Financeiro ou em um papel semelhante.
• Confortável trabalhando com contadores e lidando com documentação financeira e administrativa.
• Experiência com faturas, despesas e, idealmente, reconciliações bancárias.
• Fortes habilidades organizacionais e atenção aos detalhes.
• Confiança ao lidar com fornecedores, parceiros externos e diferentes partes interessadas internas.
• Bom conhecimento de Excel ou Google Sheets e ferramentas de escritório do dia a dia.
• Fluência em português e conforto ao comunicar-se em inglês.
• Capacidade de trabalhar de forma independente e gerenciar responsabilidades recorrentes sem supervisão constante.
• Uma abordagem prática, confiável e proativa.

A Pessoa que Estamos Procurando

Estamos à procura de alguém experiente, confiável e naturalmente organizado que goste de ser a pessoa em quem os outros podem contar para manter as coisas em movimento. Você percebe quando algo precisa ser feito e cuida disso. Você se sente confortável alternando entre uma fatura, um documento de funcionário, um pedido de fornecedor e um problema de escritório sem perder o controle dos detalhes. Você não precisa de processos rígidos ao seu redor para ser eficaz. Você é proativo e se sente confortável trabalhando em uma empresa em crescimento onde as responsabilidades podem evoluir. Acima de tudo, você trará consistência e responsabilidade ao lado administrativo cotidiano da Six Floor Solutions, ajudando a criar a estrutura que a empresa precisa à medida que continua a crescer.