Learning Programs Coordinator in Porto

Visão Geral do Papel
Como Assistente de Aprendizagem, você coordenará as atividades administrativas, logísticas e organizacionais que apoiam a entrega dos programas de aprendizagem para funcionários. Reportando-se ao Líder da Equipe, você ajudará a garantir que cada sessão funcione de forma eficiente, desde o planejamento inicial e registro de participantes até o acompanhamento financeiro e arquivamento de documentos. Você manterá registros de treinamento precisos no SAP SuccessFactors, seguirá procedimentos internos e fornecerá suporte confiável a funcionários, gerentes, treinadores e parceiros de aprendizagem externos.

Principais Responsabilidades
Você coordenará os arranjos práticos para as sessões de aprendizagem, incluindo reserva de salas, preparação e impressão de materiais do curso, organização de catering e arranjo de acomodação quando necessário. Trabalhará em estreita colaboração com partes interessadas internas, treinadores e fornecedores externos para confirmar que todos os recursos estão disponíveis. Você também gerenciará mudanças de participantes, como novos registros, cancelamentos, substituições e solicitações de reprogramação. Criará sessões de aprendizagem no Sistema de Gestão de Aprendizagem, registrará participantes e manterá listas de espera. Preparará e distribuirá convites, registros de presença, formulários de avaliação e outros materiais de apoio. Após cada sessão, registrará a presença e atualizará os históricos de aprendizagem dos funcionários no SAP SuccessFactors. Garantirá que certificados, avaliações, folhas de presença e registros relacionados sejam corretamente arquivados. Monitorará a entrega das atividades de aprendizagem programadas, rastreará ausências e apoiará quaisquer processos de reembolso resultantes. Processará faturas de fornecedores de treinamento e outros fornecedores, incluindo empresas de catering e transporte. Revisará as reclamações de despesas dos participantes enviadas em papel ou através do Rydoo e encaminhará a documentação necessária para a equipe de pagamento relevante. Ajudará a manter registros de aprendizagem conformes e totalmente rastreáveis, enquanto apoia processos administrativos vinculados a esquemas de financiamento de treinamento francês, como OPCO e CPF. Atualizará painéis operacionais cobrindo registros, listas de espera e sessões concluídas, e realizará verificações mensais para verificar a precisão das atividades de aprendizagem encerradas. Orientará os funcionários sobre procedimentos relacionados à aprendizagem, incluindo reembolso de despesas e solicitações de custos de cuidados infantis, e responderá a perguntas de gerentes. Para programas de aprendizagem individuais, atuará como o principal contato administrativo entre participantes, partes interessadas internas e fornecedores externos.

Requisitos
Você trará pelo menos dois anos consecutivos de experiência profissional em uma posição administrativa, de coordenação ou assistente. Experiência anterior usando o Sistema de Gestão de Aprendizagem SAP SuccessFactors é necessária, juntamente com proficiência em Microsoft Excel, Word e PowerPoint. Fluência profissional completa em francês escrito e falado é essencial. Você terá um interesse genuíno em trabalho administrativo detalhado e a capacidade de gerenciar várias prioridades ao mesmo tempo. Sua abordagem estruturada, precisão e habilidades organizacionais permitirão que você mantenha registros confiáveis, cumpra prazos e siga procedimentos estabelecidos. Você se comunicará de forma clara e fornecerá suporte responsivo e focado no serviço a funcionários, gerentes e parceiros externos. Uma atitude proativa, flexibilidade e a capacidade de se adaptar a mudanças de programação serão importantes. Você também demonstrará priorização sólida, eficiência e atenção aos detalhes em um ambiente de aprendizagem dinâmico.