Num relance
- Tarefas: Gerir a recepção e apoiar as operações diárias da empresa.
- Empresa: Hexa Consulting, uma empresa inovadora em serviços de TI.
- Benefícios: Salário competitivo, ambiente dinâmico e oportunidades de crescimento.
- Outras informações: Ambiente colaborativo com foco em melhoria contínua.
- Porquê este emprego: Seja a peça chave que mantém o escritório a funcionar perfeitamente.
- Qualificações: Experiência como Recepcionista e fluência em Português e Inglês.
O salário previsto situa-se entre 31500 - 38500 € por ano.
Estamos à procura de um Recepcionista e Gestor de Escritório prático para manter o nosso local de trabalho a funcionar sem problemas e apoiar as operações diárias em toda a empresa. Você será a pessoa de referência para o escritório, fornecedores e equipas internas, garantindo um ambiente seguro, eficiente e acolhedor.
O que você fará:
- Recepção e Local de Trabalho: Gerir a recepção (cumprimentos, central telefónica, correio, identificação de visitantes). Manter as áreas comuns, salas de reuniões e armazenamento limpos e em boas condições. Gerir o acesso (cartões, chaves), espaços de estacionamento e o inventário de ativos. Alinhar com a equipa de limpeza interna e comunicar-se com a empresa de gestão do condomínio, senhorio e segurança do edifício (incidentes, acessos, obras e comunicações).
- Apoio Logístico: Apoiar eventos internos, formações e reuniões (salas, catering, viagens). Coordenar correio/envios, viagens (voos, hotéis, transferências) e alojamento. Gerir a compra de materiais de escritório e fornecedores de escritório.
- Gestão de Frota: Gerir cartões de combustível e e-mobilidade (criação/fecho, limites, tratamento de incidentes, reconciliação mensal). Comunicar-se com o parceiro de aluguer (entregas/devoluções, manutenção, pneus, inspeções, veículos de substituição, reclamações). Gerir portagens (configuração de dispositivos, matrículas, reconciliação). Supervisionar a gestão de quilometragem (registo/validação de kms, alertas de manutenção, uso pessoal/empresarial quando aplicável). Fonte, negociar e gerir contratos para limpeza, manutenção, utilidades/telecomunicações e outros fornecedores gerais de escritório. Processar faturas e aprovações de acordo com os procedimentos definidos.
- Saúde e Segurança: Comunicar-se com o fornecedor de OSH (higiene, segurança e saúde). Liderar auditorias/inspeções e acompanhar ações corretivas. Manter sinalização de segurança e ergonomia das estações de trabalho. Registar e tratar acidentes/incidentes (incluindo quase-acidentes) e investigar causas raízes. Manter o Plano de Emergência/drills, bombeiros, EPI, kits de primeiros socorros e formação obrigatória. Realizar avaliações de risco e medições (ex.: ruído/iluminação) e garantir conformidade legal.
O que você trará:
- Experiência comprovada como Recepcionista e Gestor de Escritório (mín. 2–3 anos).
- Português nativo (obrigatório) e inglês fluente (falado e escrito).
- Excelentes habilidades de organização, priorização e multitarefa; forte atenção aos detalhes.
- Habilidades de negociação com fornecedores e confiança na revisão de contratos.
- Habilidades sólidas em Excel/Sheets e ferramentas de colaboração (ex.: Microsoft 365/Teams).
- Licença de condução (preferencial).
- Proatividade excepcional (ver → corrigir), autonomia e boa priorização.
- Bom senso e julgamento operacional, sabendo quando decidir e quando elevar.
- Mentalidade de serviço e atitude de resolução de problemas.
- Comunicação clara e assertiva e abordagem de trabalho em equipa.
- Rigor administrativo e confidencialidade.
- Foco em melhoria contínua e eficiência.
Empregador para Receptionist & Office Manager: Hexa Consulting
A Hexa, cada profissional é um Construtor. Oferecemos um ambiente colaborativo onde a propriedade e o apoio mútuo são valorizados, permitindo que os nossos colaboradores cresçam continuamente. Com benefícios como seguro de saúde privado desde o primeiro dia, acesso a suporte psicológico, e oportunidades de formação contínua, garantimos um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal, especialmente com a flexibilidade de trabalho remoto e apoio familiar.
