Office Manager & People Coordinator

A DSwiss opera uma infraestrutura suíça confiável para a troca, entrega e armazenamento seguro de informações confidenciais. Bancos, companhias de seguros, instituições públicas e outras organizações regulamentadas utilizam nossas soluções quando a proteção de dados, soberania de dados e segurança são críticas para os negócios. A plataforma é hospedada na Suíça, é certificada ISO 27001 e é baseada em uma arquitetura de zero conhecimento. O nosso escritório em Lisboa ancla tanto o nosso trabalho de desenvolvimento de software quanto as nossas operações comerciais mais amplas, e passou os últimos três anos em transformação, com crescimento agora firmemente à vista.

Estamos à procura de alguém com uma personalidade energética e extrovertida, além de fortes habilidades organizacionais e de comunicação, para fornecer suporte administrativo e operacional nos escritórios de Lisboa. Você se reportará ao Head of People em Zurique, e juntos sua missão será continuar construindo um local de trabalho do qual as pessoas se sintam genuinamente felizes em fazer parte.

Requisitos:

• Pelo menos 3 anos de experiência em gestão de escritório, administração, coordenação de RH, Operações de Pessoas ou um papel comparável.
• Exposição prática à administração de RH, como coordenação de folha de pagamento, registros de funcionários, benefícios, integração ou desligamento.
• Experiência trabalhando com fornecedores externos de folha de pagamento, RH, benefícios ou outros prestadores de serviços é altamente desejável.
• Uma compreensão básica da legislação trabalhista portuguesa e da administração de RH é uma vantagem.
• Fluência em inglês, tanto falado quanto escrito. O português é altamente desejável.
• Fortes habilidades organizacionais e excelente atenção aos detalhes.
• Confortável lidando com informações confidenciais de funcionários e da empresa com discrição.
• Capaz de trabalhar de forma independente, priorizar efetivamente e assumir a responsabilidade por tópicos do início ao fim.
• Confiante ao lidar com funcionários, gerentes, fornecedores e prestadores de serviços externos em diferentes funções e culturas.
• Proativo e voltado para o serviço: você percebe o que precisa ser feito e age antes que alguém precise pedir.
• Pragmático e prático.
• Interessado em tópicos de RH e Pessoas e motivado a desenvolver suas capacidades nesta área ao longo do tempo.
• Disposto a trabalhar em nosso escritório em Lisboa pelo menos três dias por semana.

Responsabilidades:

• Atuar como ponto de coordenação local para questões diárias de funcionários, administração de RH e assuntos do local de trabalho em Lisboa, trabalhando em estreita colaboração com nosso Head of People em Zurique.
• Coordenar e gerenciar o processo mensal de folha de pagamento com nosso fornecedor externo de folha de pagamento, garantindo que todas as informações relevantes dos funcionários, mudanças, ausências e outras entradas estejam completas e precisas.
• Suportar a administração de funcionários ao longo do ciclo de vida do funcionário, incluindo contratos e documentação, mudanças de funcionários, ausências, integração e desligamento.
• Manter registros de funcionários, sistemas de RH e documentação local precisos e atualizados.
• Suportar atividades de recrutamento em Portugal, incluindo coordenação de entrevistas, comunicação com candidatos e preparação para novos colaboradores.
• Ser um primeiro ponto de contato acessível para funcionários em Lisboa e garantir que as perguntas sejam direcionadas à pessoa certa ou prestador de serviços externo quando for necessário um input especializado de RH.
• Assumir a responsabilidade pela operação suave do dia a dia de nosso escritório em Lisboa e identificar proativamente o que a equipe precisa.
• Gerenciar fornecedores de escritório, prestadores de serviços, atividades de manutenção e contratos operacionais locais.
• Garantir que salas de reuniões, espaços compartilhados e instalações do local de trabalho sejam profissionais, funcionais e acolhedores.
• Coordenar suprimentos de escritório, equipamentos e outras necessidades práticas do local de trabalho sem burocracia desnecessária.
• Organizar reuniões internas, almoços de equipe, workshops, eventos da empresa e offsites.
• Coordenar viagens e outros arranjos administrativos para funcionários e executivos, quando necessário.
• Suportar a gestão local e o Head of People com tarefas administrativas e organizacionais.
• Contribuir para iniciativas de Pessoas e do local de trabalho e ajudar a melhorar processos onde você vê oportunidades para tornar as coisas mais simples ou mais eficazes.

Benefícios:

• Modelo de Trabalho Híbrido: Aproveite a flexibilidade do trabalho remoto enquanto permanece conectado com pelo menos 40% do seu tempo gasto em nosso vibrante escritório em Lisboa.
• 25 Dias de Férias: Recarregue e prospere com um tempo de férias acima do mercado, refletindo nossa abordagem centrada nas pessoas para o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
• Retreats Internacionais Anuais: Colabore, relaxe e explore em offsites da empresa em locais bonitos como Suíça, Itália e além.
• Empoderado para Fazer a Diferença: Cada voz importa—você é incentivado a impulsionar melhorias, contribuir com ideias e criar valor real desde o primeiro dia.
• Aprenda com os Melhores: Desenvolva suas habilidades em uma equipe internacional de alto desempenho composta por profissionais experientes e talentosos.
• Benefícios Deliciosos: Desfrute de almoços, lanches e bebidas gratuitos diariamente—porque combustível é importante.
• Ajuda de custo para refeições, cobertura de seguro de saúde e ajuda de custo para transporte público.
• Trabalhe para uma empresa comprometida com a sustentabilidade—nossos data centers operam de forma neutra em carbono.