Office Manager in Oeiras

Na Cegid, somos líderes europeus em soluções de gestão com IA baseadas na nuvem para profissionais das áreas de finanças (tesouraria, fiscalidade, ERP), recursos humanos (folha de pagamentos, gestão de talentos) e retalho. Num mundo em constante evolução, os nossos colaboradores apoiam os nossos clientes na concretização dos seus projetos e ambições através de soluções úteis e inovadoras.

Ser parte da Cegid significa contribuir para o funcionamento e a transformação de uma organização internacional em rápido crescimento, no centro de desafios fundamentais nas áreas do produto, da tecnologia, dos dados, das finanças, das pessoas e da experiência dos colaboradores. Concebemos soluções em que a inteligência artificial é uma componente estratégica do produto: ajuda-nos a compreender os dados, a melhorar as funcionalidades e a transformar a forma como os nossos clientes interagem com as suas ferramentas. Na Cegid, a inteligência artificial não substitui a experiência humana — amplifica-a.

Office Management

Serás responsável pela gestão diária eficaz do escritório de Lisboa, incluindo:

• Gestão de instalações, serviços de workplace, coordenação administrativa, frota, fornecedores, compras relacionadas com o escritório e experiência dos colaboradores.
• A função assegura que o ambiente físico de trabalho é seguro, funcional, organizado e devidamente preparado para responder às necessidades dos colaboradores e visitantes.

A tua missão:

• Assegurar o funcionamento diário e a operacionalidade do escritório de Lisboa e/ou outros escritórios, supervisionando os serviços de manutenção, limpeza, reparações, segurança e restantes serviços de Facilities, bem como o controlo de acessos.
• Realizar inspeções regulares, identificar proativamente necessidades de manutenção, segurança e capacidade, e coordenar as ações corretivas com fornecedores e interlocutores internos até à conclusão.
• Garantir o bom funcionamento da receção, incluindo o acolhimento de visitantes, clientes e colaboradores, o tratamento de correspondência e entregas, e a articulação com a segurança e os prestadores relevantes.
• Gerir os fornecedores e prestadores de serviços do escritório, incluindo pedidos de cotação, obtenção e comparação de propostas segundo os procedimentos de compras, e avaliação da qualidade e do acompanhamento dos serviços.
• Monitorizar o orçamento anual do escritório, manter atualizados os registos de contratos, propostas e compras, e identificar oportunidades de otimização de custos e de melhoria do desempenho dos fornecedores.
• Gerir as viaturas de serviço e respetivas reservas.
• Asegurar as manutenções preventivas e corretivas, as inspeções periódicas obrigatórias (IPO) e a substituição de peças e consumíveis.
• Coordenar os serviços de workplace que contribuem para a experiência diária no escritório, incluindo o Free Food (preparação, reposição, higiene, acompanhamento de consumos e stock, e articulação com fornecedores).
• Apoiar a integração de novos colaboradores (preparação do posto de trabalho, acessos e condições de acolhimento), bem como a organização de eventos, reuniões e visitas de clientes.
• Ser o ponto de contacto para os pedidos dos colaboradores relacionados com o escritório, garantindo o seu tratamento ou encaminhamento para a função responsável.
• Coordenar as atividades de Saúde e Segurança no Trabalho abrangidas pelo âmbito de Facilities e Workplace, implementando e mantendo atualizadas as Medidas de Autoproteção (MAP).
• Apoiar a implementação de medidas de preparação para emergências e de segurança no local de trabalho, dentro das responsabilidades atribuídas à gestão do escritório.
• Assegurar o cumprimento dos procedimentos internos aplicáveis à utilização das instalações, segurança, higiene e prestação dos serviços de workplace.