Event Management Internship

A Fundação Calouste Gulbenkian é uma instituição privada de direito público em Portugal que realiza suas atividades a partir da sua sede em Lisboa e das suas filiais em Paris e Londres. A sua missão principal é promover a melhoria da qualidade de vida de indivíduos e organizações através da arte, ciência, educação e filantropia, contribuindo assim para uma sociedade mais equitativa e sustentável.

Estamos atualmente à procura de um Estagiário para se juntar à equipa de Gestão de Eventos dentro dos Serviços Centrais. Este estágio proporcionará ao candidato selecionado a oportunidade de adquirir, desenvolver e aprofundar uma gama de conhecimentos e habilidades complementares à sua formação académica, enquanto ganha experiência prática em todos os aspectos da coordenação de eventos, desde o planeamento inicial até ao acompanhamento pós-evento.

Condições do Estágio

• Estágio de 12 meses
• Contrato de estágio profissional extracurricular
• Formação inicial e contínua
• Bolsa de estágio mais subsídio de alimentação

Principais Responsabilidades

• Prestar apoio no planeamento, organização e avaliação de reuniões, conferências e outros eventos, garantindo o acompanhamento de todas as etapas desde a concepção até à conclusão.
• Apoiar o processo de reserva de eventos avaliando a disponibilidade dos espaços da Fundação de acordo com as necessidades e datas solicitadas por entidades externas, garantindo a coordenação com outros eventos agendados.
• Assistir na produção de eventos identificando as necessidades e expectativas das entidades envolvidas, bem como apresentando os espaços e respetivas instalações.
• Preparar, organizar e manter a documentação atualizada relacionada com os eventos, incluindo agendas, listas de participantes, monitorização de orçamentos e alocação de custos.
• Assegurar o acompanhamento pós-evento promovendo a recolha de feedback dos participantes através de inquéritos de satisfação, com vista à identificação de oportunidades de melhoria e implementação de ações corretivas.
• Manter bases de dados e registos organizados e atualizados contendo informações sobre eventos e participantes.
• Apoiar a coordenação das configurações das salas de reuniões e garantir a conformidade com os requisitos audiovisuais necessários para a realização bem-sucedida dos eventos.
• Realizar tarefas de apoio administrativo, nomeadamente agendamento, gestão de correspondência e entrada e atualização de dados.

Habilidades Requeridas

• Licenciatura nas áreas de Comunicação, Turismo ou Ciências Sociais e Humanas (Nível 6 do Quadro Nacional de Qualificações).
• Não é necessária experiência profissional mínima.
• Conhecimentos básicos de planeamento e gestão de eventos.
• Domínio do português e inglês, tanto falado como escrito.
• Capacidades organizacionais e de planeamento.
• Vontade e motivação para aprender.

A Fundação Gulbenkian esforça-se por atrair e reter talento, reconhecendo as pessoas como o nosso ativo mais importante no cumprimento da missão da Fundação. A nossa cultura organizacional está fundamentada nos valores da instituição, incentivando equipas motivadas a prosperar num ambiente de trabalho saudável e inclusivo. Aceitamos candidaturas de todas as pessoas, independentemente da sua idade, género, orientação sexual, origem étnica, religião ou deficiência, em particular aquelas que se identificam com grupos sub-representados nas várias iniciativas promovidas pela Fundação.