Office & People Manager | Executive Assistant

A Bondstone é um grupo financeiro sediado em Lisboa, com atividade nas áreas de gestão de ativos, capital de risco e investimento imobiliário. Através de duas sociedades reguladas e supervisionadas pela Comissão do Mercado de Valores Mobiliários (CMVM), o grupo trabalha com investidores institucionais nacionais e internacionais, com uma abordagem assente no rigor, na transparência e numa visão de longo prazo. Somos uma equipa pequena e multidisciplinar, com elevado nível de exigência, uma cultura de proximidade e a ambição de construir uma referência no setor financeiro português.

A função procura um(a) profissional que assegure, no dia a dia, o funcionamento irrepreensível da organização, permitindo que a equipa se concentre naquilo que gera valor: investir. Com reporte direto à gestão de topo do grupo, será o seu braço direito e o ponto de referência para todas as matérias de escritório, pessoas e operações. Numa estrutura de pequena dimensão, esta é uma função transversal e de elevada confiança, que articula o apoio executivo, a gestão do escritório e dos fornecedores e a gestão administrativa de pessoas, num contexto de entidades reguladas em que o rigor, a discrição e o cumprimento são inegociáveis. Oferece autonomia real, exposição direta à liderança e a investidores institucionais, e espaço para desenhar e implementar processos de raiz, acompanhando a expansão do grupo.

O que vai fazer:

• Gerir agendas, reuniões e deslocações (voos, alojamento e transfers), antecipando necessidades e respondendo com eficácia a prazos exigentes.
• Gerir a correspondência, a caixa de correio partilhada e os contactos institucionais, com absoluta discrição e elevado sentido de representação do grupo.
• Assumir a gestão integral do escritório (manutenção, compras, organização, material e equipamento), garantindo um ambiente de trabalho funcional, cuidado e à altura da imagem do grupo.
• Gerir a carteira de contratos com fornecedores (telecomunicações, utilities, seguros, limpeza, IT, estacionamento e outros), negociar condições e propor alternativas sempre que se justifique, numa ótica de otimização de custos e de qualidade de serviço.
• Acompanhar o contrato de arrendamento e a relação com a administração do condomínio.
• Resolver imprevistos operacionais com serenidade, sentido prático e capacidade de decisão.
• Conduzir os processos de entrada e saída de colaboradores (documentação, acessos e equipamento, em articulação com o parceiro de IT, bem como seguro de saúde e medicina do trabalho), assegurando uma integração cuidada e sem falhas.
• Gerir os benefícios da equipa (seguro de saúde, telemóvel, computador, entre outros) e ser o ponto de contacto de referência para questões administrativas e de recursos humanos.
• Garantir que os processos individuais dos colaboradores se encontram completos, atualizados e em conformidade com a legislação laboral e de proteção de dados.
• Contribuir ativamente para uma cultura de equipa coesa, através de iniciativas internas, momentos de team building e projetos de responsabilidade social.
• Planear e executar eventos internos e externos, como encontros com investidores, eventos do ecossistema e retiros de equipa, assegurando orçamento, fornecedores, logística e execução com elevado padrão de qualidade.
• Assegurar a logística de roadshows e reuniões com investidores nacionais e internacionais, contribuindo para uma imagem institucional de excelência.
• Organizar e remeter a documentação para a contabilidade e coordenar o trabalho dos prestadores de serviços externos (contabilidade, advogados, IT, auditoria e outros), assegurando o cumprimento de prazos.
• Controlar a faturação de fornecedores e o calendário de pagamentos, em articulação com a liderança do grupo.
• Manter o arquivo digital e físico organizado, rigoroso e permanentemente preparado para auditoria e supervisão, em linha com as exigências aplicáveis a entidades reguladas.
• Identificar oportunidades de simplificação e automatização de processos, incluindo através de ferramentas digitais e de IA, e conduzir a sua implementação.

Requisitos:

• Licenciatura, preferencialmente em Gestão, Economia, Recursos Humanos, Secretariado ou áreas afins.
• Entre 5 e 8 anos de experiência em funções de Executive Assistant, Office Manager ou People Operations, idealmente em gestão de ativos, private equity, venture capital ou consultoria.
• Português nativo e inglês fluente, escrito e oral (obrigatório).
• Organização exemplar, rigor e atenção ao detalhe, com capacidade comprovada para gerir múltiplas prioridades em simultâneo.
• Elevada autonomia, forte sentido de ownership e orientação para soluções.
• Confidencialidade, discrição e integridade inquestionáveis.
• Capacidade de negociação e competências sólidas na gestão de relações com fornecedores e parceiros.
• Fluência no uso de ferramentas digitais e curiosidade genuína pela utilização de ferramentas de IA como alavanca de eficiência.
• Serenidade sob pressão e flexibilidade para responder a eventos e situações pontuais.

O que oferecemos:

• Uma função central e transversal num grupo financeiro em crescimento, com impacto visível desde o primeiro dia.
• Contacto direto e diário com toda a equipa e com os órgãos de administração das sociedades do grupo, num ambiente de proximidade.
• Pacote salarial competitivo, ajustado à experiência.
• Seguro de saúde.
• Dia de folga no aniversário.
• Regime híbrido, com um dia por semana em teletrabalho.
• Escritório no centro de Lisboa (Marquês de Pombal), com excelentes acessos de transportes públicos.