Executive Assistant – Lisbon

Beats Medical é um líder global em avaliações digitais, terapias e biomarcadores para condições do sistema nervoso central (CNS) e doenças raras. A nossa plataforma patenteada Colbolt fornece acesso contínuo a avaliações e terapias de alto nível com capacidades de biomarcadores digitais incorporadas, melhorando a compreensão e o tratamento dessas condições. A nossa tecnologia apoia parceiros farmacêuticos ao longo do ciclo de desenvolvimento clínico, desde a pesquisa e desenvolvimento inicial até a coleta de dados pós-comercialização.

Estamos à procura de um Assistente Executivo altamente capaz e proativo para apoiar o CEO, juntamente com a equipe de liderança sênior quando necessário. Este é um papel operacional amplo que requer uma capacidade organizacional excepcional, forte atenção aos detalhes e a confiança para seguir tarefas e responsabilizar outros por cumprir prazos e entregas de forma oportuna. Este papel é mais adequado para um EA experiente que se sinta confortável operando com um alto grau de autonomia em um ambiente dinâmico onde as prioridades podem mudar rapidamente ao longo do dia. O candidato selecionado será esperado para usar julgamento, esclarecer ambiguidades proativamente e aplicar feedback.

O candidato bem-sucedido desempenhará um papel central em garantir o funcionamento suave do dia a dia do CEO. Este papel em tempo integral está baseado em Lisboa (remoto) e é ideal para um profissional orientado a detalhes e com habilidades tecnológicas que prospera em um ambiente dinâmico e orientado para a missão.

Responsabilidades Principais

• Suporte Executivo
• Agendar e coordenar reuniões internas e externas em múltiplos fusos horários.
• Manter o calendário do CEO, gerenciar triagem de e-mails e priorizar tarefas de forma eficaz.
• Realizar toda a logística, reservas de viagens e acomodações relacionadas à agenda de viagens ocupada do CEO.
• Garantir que o CEO tenha alta funcionalidade e acesso a fluxos de trabalho, documentação e informações para conduzir seus negócios diários 'enquanto está na estrada'.
• Participar de chamadas com clientes e internas conforme necessário, assumindo a responsabilidade por acompanhamentos e próximos passos.
• Preparar agendas, notas de reuniões e materiais de apoio.
• Apoiar a equipe de liderança sênior com coordenação e tarefas operacionais conforme necessário.
• Rastrear entregas da equipe SLT e acompanhar para garantir que os compromissos sejam cumpridos de forma oportuna.
• Fornecer suporte executivo geral e coordenação administrativa.
• Apoiar a logística para conferências e eventos do setor, incluindo reservas de viagens e acompanhamento.
• Apoiar a logística para reuniões da empresa, offsites de liderança e eventos de equipe.
• Ajudar na preparação e compilação de materiais para o Conselho e partes interessadas estratégicas.
• Apoiar o CEO com sistemas-chave, coordenação de governança e conformidade, incluindo rastreamento de prazos, agendamento de revisões e garantindo que ações e documentações necessárias sejam seguidas.
• Garantir que a documentação, entradas e aprovações necessárias sejam obtidas dentro dos prazos acordados.
• Comunicações com Clientes & CRM
• Manter registros precisos e atualizados dentro do HubSpot CRM.
• Recuperar informações e preparar resumos do CRM para apoiar o CEO nas comunicações com clientes.
• Garantir a precisão e integridade dos dados em CRM e ferramentas digitais.
• Ajudar na coordenação de contatos e garantir acompanhamento oportuno nas interações com clientes.
• Gestão de Documentos & Revisão
• Manter e organizar bibliotecas de documentação da empresa, garantindo que os materiais estejam atuais e acessíveis.
• Revisar documentos voltados para clientes conforme necessário - incluindo propostas, apresentações e relatórios.
• Garantir consistência em formatação, tom, adesão à marca e precisão em toda a documentação da empresa.
• Coordenar o controle de versão de documentos e gerenciar processos de revisão interna.
• Melhoria de Processos & Efetividade Operacional
• Identificar oportunidades para melhorar processos internos, fluxo de informações e gestão de documentos.
• Apoiar a implementação de ferramentas e sistemas que melhorem a eficiência em toda a organização.
• Ajudar a melhorar a eficácia das reuniões e a coordenação interfuncional.

Experiência e Habilidades Requeridas

• Mais de 4 anos de experiência apoiando executivos seniores em um ambiente dinâmico.
• Excelentes habilidades organizacionais, de planejamento e gestão de projetos.
• Fortes habilidades de comunicação escrita e verbal em inglês; capaz de redigir e revisar conteúdo de alta qualidade.
• Proativo e engenhoso, com a capacidade de trabalhar de forma independente e gerenciar prioridades concorrentes.
• Fortes habilidades em TI, incluindo proficiência no Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel).
• Experiência com sistemas de CRM, idealmente HubSpot.
• Profissional e confiante em situações de contato com clientes.
• Alta atenção aos detalhes com um compromisso com a precisão e o acompanhamento.
• Gestão do Tempo – Capaz de priorizar efetivamente, cumprir prazos e garantir que outros façam o mesmo.
• Comunicação Excepcional – Clara, concisa e profissional em formatos escritos e verbais.
• Responsabilidade & Acompanhamento – Assume a propriedade das tarefas desde a iniciação até a conclusão.
• Resolução de Problemas – Abordagem proativa para identificar e resolver problemas de forma independente.
• Adaptabilidade – Flexível e confortável gerenciando prioridades em mudança em um ambiente dinâmico.
• Atenção aos Detalhes – Abordagem rigorosa à precisão em documentos, dados e comunicações.

Qualificações Preferenciais

• Experiência trabalhando em uma startup, saúde, ciências da vida ou ambiente científico.
• Experiência na manutenção de bibliotecas de documentos ou apoio a funções de conformidade.
• Graduação em Administração de Empresas, Comunicações ou área relacionada.
• Fluente em inglês (idiomas adicionais são um plus).