Executive Assistant & Office Support

Arcesium é uma empresa global de tecnologia financeira que resolve desafios complexos baseados em dados enfrentados por algumas das instituições financeiras mais sofisticadas do mundo. Estamos constantemente a inovar a nossa plataforma e capacidades para enfrentar os desafios de amanhã, antecipar os riscos que os nossos clientes encontram e desenhar soluções avançadas para ajudar os nossos clientes a alcançar resultados transformacionais nos negócios.

A tecnologia financeira é uma indústria de alto crescimento à medida que a mudança e a inovação continuam a perturbar o status quo e a provocar grandes transformações. Arcesium está num momento particularmente interessante no nosso próprio crescimento, à medida que procuramos aproveitar a nossa posição de mercado estabelecida com sucesso e expandir operações em busca de novas oportunidades de negócios estratégicas. Valorizamos a curiosidade intelectual, a propriedade proativa e a colaboração com os colegas, e capacitamos você a contribuir de forma significativa desde o primeiro dia e acelerar o seu desenvolvimento profissional.

Arcesium está a crescer na Europa e estamos à procura de um Assistente Executivo para apoiar a nossa área de escritório e administração em Lisboa, bem como a nossa liderança global. Você manterá o funcionamento diário de forma suave, ajudará os líderes a aproveitarem ao máximo o seu tempo e será um ponto de contato confiável para as pessoas ao seu redor.

O que você fará:

• Gerir reservas locais e administração para o escritório de Lisboa, incluindo salas de reuniões, fornecedores, suprimentos, entregas e coordenação de instalações.
• Apoiar reuniões de equipe, encontros sociais, assembleias e eventos de escritório, desde o conceito até o acompanhamento.
• Colaborar com equipes locais e globais (RH, Local de Trabalho, TI, Finanças) nas necessidades de escritório e administração para a Europa.
• Gerir e coordenar calendários para os líderes da Arcesium, incluindo reuniões agendadas globalmente, lidando proativamente com fusos horários, prioridades e conflitos.
• Fornecer suporte no local quando membros do ExCo viajarem para Lisboa, incluindo transferências, reservas de hotel e restaurante, itinerários e logística de reuniões.
• Apoiar viagens de liderança conforme necessário. Nossa equipe baseada na Suécia gerencia a maior parte das viagens, mas você estará aberto a assumir reservas, coordenação de vistos e alterações de itinerário quando necessário.
• Assumir projetos ad hoc atribuídos pelo líder de negócios e pela equipe de liderança, levando-os à conclusão e mantendo as partes interessadas informadas.

O que você precisa:

• 4-6 anos de experiência relevante como assistente executivo, idealmente apoiando líderes seniores em uma organização global ou multi-local.
• Fortes habilidades analíticas e organizacionais, com excelente atenção aos detalhes e capacidade de gerenciar múltiplos projetos ao mesmo tempo.
• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal em inglês. O português é um grande diferencial.
• Habilidades técnicas comprovadas, particularmente com Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Teams), e conforto em aprender novas ferramentas rapidamente.
• Discrição absoluta ao lidar com informações confidenciais.